Instrukcja obsługi
Ostatnia aktualizacja: 07 stycznia 2026
Cel niniejszej instrukcji obsługi
Niniejsza instrukcja obsługi szczegółowo wyjaśnia, jak korzystać z ESGdesk™, platformy oprogramowania business-to-business zaprojektowanej w celu wspierania firm w ustrukturyzowanym gromadzeniu, wewnętrznym zarządzaniu i wewnętrznym raportowaniu danych związanych z ESG.
Celem niniejszego dokumentu jest:
- opisać, jak ESGdesk™ działa z perspektywy funkcjonalnej i operacyjnej,
- wyjaśnić role, uprawnienia i obowiązki w ramach platformy,
- wyjaśnić, w jaki sposób dane są wprowadzane, strukturyzowane, przechowywane i raportowane,
- określić ograniczenia platformy i czego ESGdesk™ nie robi,
- zmniejszyć dwuznaczność i zapobiec niewłaściwemu użyciu lub niezrozumieniu systemu.
Niniejsza instrukcja dotyczy wszystkich użytkowników ESGdesk™, w tym Administratorów i Współpracowników.
Charakter i zakres ESGdesk™
ESGdesk™ to platforma typu oprogramowanie jako usługa (SaaS) przeznaczona do wewnętrznego użytku przez firmy. Raporty generowane przez platformę są zgodne ze standardem VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs) wydanym przez EFRAG, obejmującym ujawnienia Modułu Podstawowego od B1 do B11 wraz z załącznikami pomocniczymi od A1 do A5.
ESGdesk™:
- wspiera współpracę w zakresie gromadzenia danych ESG w zespołach i lokalizacjach,
- strukturyzuje dane ESG w predefiniowane sekcje,
- umożliwia generowanie wewnętrznych raportów ESG w formatach PDF i CSV,
- umożliwia kontrolowany dostęp poprzez role, uprawnienia i Lata Raportowania.
ESGdesk™ nie jest:
- usługą doradczą,
- narzędziem doradztwa prawnego lub regulacyjnego,
- systemem audytu lub certyfikacji,
- gwarancją zgodności z CSRD, ESRS lub innymi regulacjami.
Wszystkie dane wyjściowe generowane przez ESGdesk™ są przeznaczone do wewnętrznego użytku i interpretacji przez Klienta.
Docelowi użytkownicy
ESGdesk™ jest przeznaczony wyłącznie dla klientów biznesowych (B2B).
Typowi użytkownicy to, między innymi:
- Zespoły finansowe i dyrektorów finansowych (CFO) odpowiedzialne za raportowanie niefinansowe,
- Kierownicy operacyjni i zakładów zbierający dane operacyjne,
- Zespoły ds. jakości, zgodności, ESG i zrównoważonego rozwoju,
- Kierownicy EHS i wewnętrzni koordynatorzy.
Platforma jest szczególnie odpowiednia dla organizacji wielooddziałowych, które wymagają ustrukturyzowanej współpracy między oddziałami i działami.
Tworzenie konta i początkowy dostęp
4.1 Tworzenie konta użytkownika
Aby rozpocząć korzystanie z ESGdesk™, indywidualny użytkownik musi najpierw utworzyć osobiste konto użytkownika, rejestrując się za pomocą ważnego służbowego adresu e-mail i ustawiając hasło.
Na tym etapie:
- konto istnieje wyłącznie w celach uwierzytelniania,
- użytkownik nie ma jeszcze dostępu do przestrzeni roboczej ESGdesk™,
- nie można wprowadzać ani przeglądać danych ESG.
Samo utworzenie konta nie aktywuje Usługi.
4.2 Obowiązkowy wybór planu
Zanim ESGdesk™ będzie mógł być używany, użytkownik musi wybrać jeden z dostępnych planów:
- Plan darmowy (próbny)
- Subskrypcja miesięczna
- Subskrypcja roczna
Wybór planu jest obowiązkowy, ponieważ ESGdesk™ nie zapewnia częściowego ani ograniczonego dostępu poza aktywnym planem. System pozostaje zablokowany do momentu wybrania planu.
4.3 Akceptacja dokumentów prawnych
Po wybraniu planu i przed przyznaniem dostępu, użytkownik działający jako Administrator musi wyraźnie potwierdzić, że jest upoważniony do działania w imieniu firmy i musi zaakceptować następujące dokumenty:
- Warunki świadczenia usług,
- Polityka prywatności,
- Polityka plików cookie,
- RODO / Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA).
Akceptacja:
- jest obowiązkowa dla wszystkich planów, w tym dla bezpłatnego okresu próbnego,
- obowiązuje na poziomie firmy,
- jest rejestrowana z sygnaturą czasową, wersjami dokumentów i tożsamością użytkownika.
Bez akceptacji dostęp do ESGdesk™ nie jest włączony.
Role i uprawnienia
ESGdesk™ wykorzystuje model kontroli dostępu oparty na rolach, aby zapewnić bezpieczeństwo, jasność odpowiedzialności i kontrolowaną współpracę. Istnieją cztery role: Właściciel, Administrator, Współpracownik i Audytor.
5.1 Właściciel
Najwyższe uprawnienia
Właściciel to osoba, która utworzyła konto firmowe. Zawsze jest dokładnie jeden Właściciel na firmę. Właściciel ma najwyższy poziom uprawnień i wszystkie możliwości Administratora.
Wyłączne możliwości Właściciela:
- może przekazać własność innemu Administratorowi (jedyny sposób na zmianę Właściciela),
- nie może zostać usunięty ani zdegradowany przez innych użytkowników,
- jest zawsze wymieniony jako pierwszy na liście Zespołu.
Właściciel posiada również wszystkie uprawnienia Administratora:
- zapraszać użytkowników i zarządzać nimi, przypisywać role i lokalizacje,
- zarządzać strukturą firmy, lokalizacjami i Latami Sprawozdawczymi,
- generować raporty, zarządzać subskrypcją i rozliczeniami.
Przeniesienie własności: Podczas przenoszenia własności, obecny Właściciel zostaje zdegradowany do roli Administratora, a wybrany Administrator staje się nowym Właścicielem. Tej czynności nie można cofnąć bez współpracy nowego Właściciela.
5.2 Administrator (Admin)
Pełny dostęp do zarządzania
Administrator ma niemal takie same możliwości jak Właściciel, ale nie może przenieść własności ani usunąć Właściciela.
- zapraszanie użytkowników i zarządzanie nimi, przypisywanie ról i lokalizacji,
- zarządzanie strukturą firmy, lokalizacjami i latami raportowania,
- przeglądanie i wprowadzanie danych ESG we wszystkich lokalizacjach,
- wysyłanie próśb o uzupełnienie danych i koordynowanie zbierania danych,
- generowanie i eksportowanie raportów (PDF/CSV),
- dostęp do analizy danych ESG (wszystkie lokalizacje) i porównania lokalizacji (2+ lokalizacje),
- korzystanie z importów wspomaganych AI i zarządzanie subskrypcją/rozliczeniami.
5.3 Współpracownik
Tylko przypisane lokalizacje
Współpracownik jest przypisany do jednej lub więcej konkretnych lokalizacji i może wchodzić w interakcje z danymi ESG tylko w obrębie tych lokalizacji.
- przeglądać i wprowadzać dane ESG dla przypisanych lokalizacji,
- otrzymywać i odpowiadać na Prośby o Uzupełnienie,
- dostęp do Analizy Danych ESG (tylko przypisane lokalizacje),
- korzystać z Importów Wspomaganych AI dla przypisanych lokalizacji.
Dostęp Współpracownika jest ściśle ograniczony do przypisanych lokalizacji.
5.4 Audytor
Dostęp do przeglądania (tylko do odczytu)
Audytorzy to zewnętrzni recenzenci zapraszani przez Administratorów z ograniczonym czasowo dostępem tylko do odczytu do danych ESG we wszystkich lokalizacjach firmy. Nie mogą modyfikować żadnych danych ani ustawień.
- przeglądać Pulpit, Raporty i Analizy (tylko do odczytu),
- dostęp do danych ESG we wszystkich lokalizacjach firmy,
- generować i eksportować raporty PDF i CSV,
- przeglądać Lokalizacje i Odnawialne Źródła Energii (tylko do odczytu),
- dostęp wygasa automatycznie po upływie zdefiniowanego okresu.
Audytorzy nie mogą edytować danych, zarządzać użytkownikami, uzyskiwać dostępu do rozliczeń ani zmieniać żadnych ustawień. Dostępne tylko w planie PRO.
Struktura firmy i lokalizacje
6.1 Definiowanie lokalizacji
Lokalizacje reprezentują jednostki operacyjne, dla których dane ESG są zbierane i raportowane w ESGdesk™.
- zakłady produkcyjne,
- biura,
- magazyny lub inne jednostki operacyjne.
6.2 Odpowiedzialność za dane
Dane ESG są wprowadzane oddzielnie dla każdej lokalizacji, aby wspierać jasną odpowiedzialność i skalowalną współpracę.
- Administratorzy definiują lokalizacje i przypisują współpracowników do konkretnych lokalizacji.
- Wpisy danych i pliki dowodowe są przechowywane dla każdej lokalizacji i Roku Raportowania.
- Ta struktura pomaga zapobiegać lukom i duplikacjom w organizacjach wielolokalizacyjnych.
Koncepcja Roku Raportowania
7.1 Otwarty Rok Sprawozdawczy
Otwarty Rok Sprawozdawczy umożliwia:
- wprowadzanie i edytowanie danych ESG,
- przesyłanie plików dowodowych,
- przesyłanie danych dla przypisanych sekcji.
7.2 Zamknięty Rok Sprawozdawczy
Zamknięty Rok Sprawozdawczy jest tylko do odczytu. Zapobiega dalszym edycjom i zachowuje integralność danych do wewnętrznego przeglądu i przygotowania audytu. Zamknięcie roku sprawozdawczego jest również warunkiem wstępnym do wygenerowania Raportu Gotowego do Audytu (PRO) oraz do udzielenia zewnętrznym audytorom ograniczonego czasowo dostępu — blokuje to migawkę metodologii użytej w danym roku i zamraża zestaw danych przed przyszłymi aktualizacjami metodologii.
7.3 Kluczowa zasada: Otwarty vs Zamknięty
Otwarty rok = dane mogą być wprowadzane i edytowane.
Zamknięty rok oznacza:
- wszystkie rekordy stają się tylko do odczytu,
- współpracownicy nie mogą zmieniać wcześniej wprowadzonych wartości,
- rok jest zachowany do wewnętrznego raportowania i przeglądu.
Tylko Administratorzy mogą ponownie otworzyć zamknięty Rok Sprawozdawczy, jeśli wymagana jest korekta.
Prośby o uzupełnienie
Zlecenia uzupełnienia danych pozwalają administratorom przypisywać i śledzić zadania wprowadzania danych ESG.
8.1 Jak to działa
Administrator może wysłać prośbę do Współpracownika, określając:
- Rok raportowania,
- lokalizację (opcjonalnie),
- sekcję ESG (opcjonalnie),
- termin (opcjonalnie).
8.2 Proces pracy Współpracownika
Współpracownicy otrzymują zlecenia i realizują je, wprowadzając brakujące dane i oznaczając zlecenie jako zakończone.
- Przeglądaj oczekujące zlecenia na liście Zadań/Zleceń.
- Wprowadź wymagane dane ESG dla określonej lokalizacji/roku.
- Dołącz pliki dowodowe, gdy jest to istotne (faktury, rachunki, manifesty).
- Oznacz zlecenie jako zakończone po zakończeniu wprowadzania danych.
- Administratorzy mogą śledzić status realizacji i podejmować dalsze działania w razie potrzeby.
Zlecenia uzupełnienia danych są narzędziem koordynacji i nie zastępują wewnętrznej odpowiedzialności za jakość danych.
8.3 Najlepsze praktyki
- Ustal jasne terminy dla miesięcznych lub kwartalnych cykli danych.
- Określ prawidłową lokalizację, gdy odpowiedzialność za dane jest przypisana do konkretnego miejsca.
- Użyj targetowania sekcji, aby uniknąć niepotrzebnej pracy dla współpracowników.
- Regularnie przeglądaj postępy, aby wcześnie identyfikować wąskie gardła.
Wprowadzanie danych ESG
9.1 Struktura danych
Dane ESG są wprowadzane dla każdej lokalizacji, sekcji i miesiąca. ESGdesk™ strukturyzuje dane w siedem predefiniowanych kategorii:
Każda kategoria przyczynia się do konkretnych ujawnień VSME w wygenerowanym raporcie: Energia → B3 (Energia i emisje GHG), Odpady → B7 (Wykorzystanie zasobów, Gospodarka o obiegu zamkniętym i Odpady), Dane dotyczące zatrudnienia → B8 (Ogólne informacje o sile roboczej), Przejrzystość płatności → B10 (Wynagrodzenia, szkolenia, płaca wystarczająca na życie), Woda → B6 (Woda i zasoby morskie), Warunki pracy → B9 (Zdrowie, bezpieczeństwo, szkolenia siły roboczej), Finanse → B1 (Podstawa przygotowania) i wskaźniki intensywności B3.
Każda kategoria wykorzystuje predefiniowane pola, aby zapewnić spójność w różnych lokalizacjach i latach sprawozdawczych.
9.2 Dowody i jakość
- Wprowadzaj wartości, używając spójnych jednostek i okresów miesięcznych.
- Dołącz pliki dowodowe (faktury, rachunki, dokumenty) w celu wsparcia wewnętrznej weryfikacji.
- W razie potrzeby używaj notatek wyjaśniających, aby doprecyzować nietypowe wartości.
- Ważne: ESGdesk™ wspiera ustrukturyzowane gromadzenie i raportowanie wewnętrzne, ale nie weryfikuje, czy Twoje dane są kompletne lub zgodne z przepisami.
Importy wspomagane AI
ESGdesk™ zawiera funkcję wspomaganą sztuczną inteligencją do ekstrakcji danych ESG z przesłanych dokumentów.
10.1 Jak to działa
- 1Prześlij dokument PDF (rachunek za media, fakturę, kartę przekazania odpadu) w sekcji Importy AI.
- 2System skanuje dokument i wyodrębnia wartości, jednostki i okresy.
- 3Przejrzyj wyodrębnione dane w podglądzie przed zapisaniem.
- 4Potwierdź, aby zastosować wartości do rekordu ESG.
10.2 Przegląd i potwierdzenie
- Wyodrębnione dane są zawsze wyświetlane do weryfikacji przez użytkownika.
- Użytkownicy mogą dostosować wartości przed ich zastosowaniem.
- Nic nie zostanie zapisane, dopóki użytkownik nie potwierdzi.
10.3 Załączone dowody
- Oryginalny zeskanowany dokument jest załączony jako plik dowodowy.
- Pomaga to zespołom w utrzymaniu wewnętrznego śladu audytowego dla zgłoszonych wartości.
Importy wspomagane AI mają na celu przyspieszenie wprowadzania danych, a nie zastępowanie weryfikacji przez użytkownika.
Postęp wprowadzania danych
Panel postępu pokazuje status ukończenia danych ESG.
11.1 Co możesz zobaczyć
- widok mapy cieplnej ukończenia według lokalizacji i kategorii,
- wykresy procentowego ukończenia,
- identyfikacja luk i brakujących danych,
- filtry według roku raportowania, lokalizacji i sekcji.
11.2 Widoczność oparta na rolach
- Administratorzy widzą wszystkie lokalizacje i wszystkich współtwórców.
- Współtwórcy widzą tylko przypisane im lokalizacje.
Noty wyjaśniające
Administratorzy mogą dodawać noty wyjaśniające na poziomie sekcji przed generowaniem raportów.
- Wyjaśniać nietypowe wartości,
- wyjaśniać założenia,
- dostarczać kontekst dla audytorów lub recenzentów.
Raporty i eksporty
13.1 Wyciąg dla Zarządu (Standard i PRO)
Wyciąg dla Zarządu to ustrukturyzowany raport dla wewnętrznych interesariuszy:
- Dostępny w planach Standard i PRO,
- Obejmuje Podstawowy Moduł VSME — ujawnienia od B1 do B11 standardu EFRAG Voluntary SME,
- Zawiera uniwersalny Załącznik A1 (odniesienie do standardu VSME) i A2 (Dowody w plikach). Załącznik audytowy A3–A5 jest zarezerwowany dla Raportu Gotowego do Audytu (tylko PRO — patrz Sekcja 13.2),
- Idealny do raportowania wewnętrznego, prezentacji zarządczych oraz odpowiedzi na kwestionariusze B2B/bankowe.
13.2 Raport Gotowy do Audytu (tylko PRO)
Raport Gotowy do Audytu jest przeznaczony do przygotowania do audytu. Zawiera zablokowany zestaw danych, wersjonowaną metodologię i pełną identyfikowalność audytu. Kluczowe cechy: brak wyboru kategorii (zawsze zawiera pełny zestaw danych dla integralności audytu), 16 rozdziałów obejmujących Podstawowy Moduł B1-B11 plus Załącznik A1-A5 (Standard VSME, Dowody w plikach, Ścieżka Audytu, Odniesienie do mapowania ESRS i Metodologia Raportu). Wymaga zamkniętego roku sprawozdawczego i zawiera Zablokowany Identyfikator Raportu (hash SHA-256), Sygnaturę Czasową Zamknięcia Migawki i Wersję Metodologii.
13.3 Dostępność Planów
Plan FREE: Tylko podgląd raportu (bez eksportu). Plan Standard: Wyciąg dla Zarządu (PDF i CSV). Plan PRO: Wyciąg dla Zarządu + Raport Gotowy do Audytu (PDF i CSV) + Portal Audytora.
Uwaga: Tylko Administratorzy mogą generować i eksportować raporty.
13.4 Eksport i Retencja Danych
Eksport raportów jest dostępny tylko dla Administratorów z aktywną subskrypcją.
Eksport jest dostępny dla bieżącego roku oraz do pięciu lat wcześniejszej historii, pod warunkiem obecności danych na platformie dla podmiotu zgłaszającego.
Uwaga: Starsze dane są automatycznie usuwane zgodnie z polityką retencji.
Analiza Danych ESG
Panel Analizy dostarcza kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), wykresy i trendy.
14.1 Funkcje Panelu
Panel Analizy ESG zawiera:
- całkowite zużycie energii, wody i wytwarzanie odpadów,
- porównania rok do roku i miesiąc do miesiąca,
- metryki intensywności (na pracownika, na m²),
- analizy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa oraz zatrudnienia.
14.2 Dostęp oparty na rolach
- Administratorzy widzą dane ze wszystkich lokalizacji.
- Współpracownicy widzą dane tylko ze swoich przypisanych lokalizacji.
14.3 Dostępne metryki
- KPI — kluczowe wskaźniki efektywności dla każdej kategorii,
- Wykresy — trendy miesięczne i roczne,
- Porównania — rok do roku i miesiąc do miesiąca,
- Filtry — filtruj według lokalizacji i kategorii.
Dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym na podstawie wprowadzonych rekordów.
Porównanie lokalizacji
Gdy firma ma 2 lub więcej lokalizacji, Administratorzy mogą uzyskać dostęp do pulpitu nawigacyjnego Porównanie lokalizacji.
15.1 Dostępność
Porównanie lokalizacji to zaawansowana funkcja dla firm posiadających wiele lokalizacji:
- dostępne tylko, gdy firma ma 2 lub więcej lokalizacji,
- dostępne tylko dla Administratorów,
- bezpośrednie porównanie metryk ESG,
- identyfikacja najlepszych i najgorszych wyników.
15.2 Funkcje porównania
- Dostępność — tylko dla firm posiadających 2 lub więcej lokalizacji.
- Uprawnienia — dostęp mają tylko Administratorzy.
Współpracownicy nie mają dostępu do Porównania lokalizacji.
15.3 Dostępne wskaźniki
Porównanie obejmuje następujące wskaźniki:
- zużycie energii na pracownika i na m²,
- zużycie wody na pracownika i na m²,
- wytwarzanie odpadów na pracownika,
- wskaźnik wypadkowości na 100 FTE,
- godziny szkoleń BHP na pracownika,
- wskaźnik rotacji pracowników.
Zatrudnienie i różnorodność płciowa
ESGdesk™ oferuje dedykowane narzędzia do śledzenia równowagi płci i wskaźników zatrudnienia. Kategoria „Zatrudnienie” w ramach wprowadzania danych ESG gromadzi ustrukturyzowane miesięczne dane dotyczące liczby pracowników według płci i kategorii (Siła robocza, Zarząd, Członkowie Rady Nadzorczej), szkoleń i rotacji — wspierając przejrzystość i wewnętrzne raportowanie zgodne z ujawnieniami VSME B8 (Ogólna siła robocza) i B9 (Zdrowie, bezpieczeństwo, szkolenia siły roboczej), a także przyporządkowane do ESRS S1 (Własna siła robocza) dla wniosków o ujawnienie w łańcuchu wartości CSRD.
16.1 Gromadzenie danych o zatrudnieniu
W kategorii „Zatrudnienie” użytkownicy mogą wprowadzać miesięczne dane dla każdej lokalizacji, obejmujące:
- Liczba pracowników według kategorii: Siła robocza, Zarząd i Członkowie Rady Nadzorczej
- Podział płci według kategorii: Mężczyźni, Kobiety i Osoby o innej tożsamości płciowej
- Nowe zatrudnienia, odejścia i wskaźnik rotacji
- Liczba szkoleń na pracownika (łącznie i według płci)
16.2 Śledzenie różnorodności płciowej
ESGdesk™ automatycznie oblicza wskaźniki płci na podstawie wprowadzonych danych, umożliwiając firmom:
- Monitorowanie trendów równowagi płci w różnych lokalizacjach i latach sprawozdawczych
- Uwzględnij wskaźniki różnorodności płci w raportach PDF i CSV (Rozdział 10: Zatrudnienie)
16.3 Kontekst raportowania
ESGdesk™ strukturyzuje gromadzenie i raportowanie danych dotyczących różnorodności, ale nie interpretuje ani nie porównuje tych wskaźników z progami prawnymi. Platforma wspiera systematyczne gromadzenie danych dotyczących zatrudnienia i płci, aby firmy mogły wykorzystać je do analiz wewnętrznych, komunikacji z interesariuszami oraz przygotowania do zewnętrznych wymogów raportowania.
Wyniki finansowe ESG
Moduł Wyniki finansowe ESG łączy dane środowiskowe z wskaźnikami finansowymi, aby tworzyć kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). Te KPI są uwzględnione w ujawnieniu B3 (Energia i emisje GHG) raportu, a pełne formuły są udokumentowane w Załączniku A5 — Metodologia raportu. Pomagają one zespołom zarządzającym ocenić efektywność ekonomiczną ich działań na rzecz zrównoważonego rozwoju.
17.1 Kluczowe wskaźniki efektywności
- Produktywność węglowa — Przychód generowany na tonę wyemitowanego CO₂e (€/tCO₂e)
- Intensywność węglowa przychodów — Emisje CO₂e na milion euro przychodu (tCO₂e/M€)
- Intensywność emisji aktywów — Emisje CO₂e na milion euro aktywów ogółem (tCO₂e/M€)
- Ekonomiczna efektywność pracownicza — Przychód generowany na jednego pracownika pełnoetatowego (€/FTE)
- Całkowite emisje — Suma wszystkich emisji opartych na aktywności: Σ (Activity Data × Emission Factor)
17.2 Wymagania dotyczące danych
Finansowe KPI wymagają wartości przychodów i aktywów ogółem wprowadzonych w kategorii Finanse w sekcji Wprowadzanie danych ESG. Wartości te są łączone z obliczonymi danymi śladu węglowego w celu uzyskania wskaźników efektywności. Formuły są udokumentowane w przypisach górnych w wygenerowanym raporcie i w pełni wyjaśnione w Załączniku A5 — Metodologia raportu.
Odnawialne źródła energii (OZE)
ESGdesk™ wspiera śledzenie produkcji energii odnawialnej na miejscu. Moduł OZE umożliwia firmom rejestrowanie instalacji słonecznych (fotowoltaicznych), wiatrowych i biomasowych w każdej lokalizacji, szacowanie rocznej produkcji oraz obliczanie udziału energii odnawialnej w stosunku do zużycia z sieci.
18.1 Konfiguracja instalacji OZE
- Przejdź do Ustawienia → Lokalizacje i OZE, aby dodać odnawialne źródła energii dla każdej lokalizacji
- Określ typ źródła (Fotowoltaika, Turbina wiatrowa lub Biomasa), moc zainstalowaną (kWp lub kW) oraz datę instalacji
- System automatycznie szacuje roczną produkcję, wykorzystując krajowe współczynniki wydajności (Uzysk słoneczny z PVGIS, Współczynnik mocy wiatrowej z Copernicus ERA5)
18.2 Obliczenia OZE
ESGdesk™ automatycznie oblicza następujące wskaźniki OZE:
- Szacowana roczna produkcja OZE (kWh) na podstawie zainstalowanej mocy i krajowych współczynników wydajności
- Udział OZE (%) — procent całkowitego zużycia energii elektrycznej pokrywany przez produkcję odnawialną na miejscu
- Miks OZE — podział technologiczny pokazujący udział każdego typu źródła (energia słoneczna, wiatrowa, biomasa)
18.3 Integracja raportu
Dane dotyczące OZE są przedstawione w ujawnieniu B3 (Energia i emisje GHG) raportu. Ujawnienie obejmuje udział OZE w stosunku do zużycia z sieci, podział miksu technologicznego oraz produkcję energii odnawialnej na poziomie lokalizacji. Produkcja OZE jest również odliczana od energii elektrycznej z sieci w kalkulacji emisji zakresu 2.
Ślad węglowy
Moduł Śladu Węglowego oblicza całkowite emisje gazów cieplarnianych (GHG) zgodnie ze standardem korporacyjnym GHG Protocol. Emisje są raportowane przy użyciu dwóch równoległych metodologii: opartej na lokalizacji (współczynniki sieci krajowej z EEA) i opartej na rynku (umowy specyficzne dla dostawcy). Emisje oparte na rynku są przedstawiane jako główny wskaźnik KPI dla użytkownika w całej platformie, a emisje oparte na lokalizacji są pokazywane obok w celu zgodności z ISO 14064-1 i uzgodnienia.
19.1 Źródła emisji
- Zużycie energii elektrycznej — z wykorzystaniem krajowych współczynników emisji z sieci (źródło: EEA)
- Zużycie gazu ziemnego — z wykorzystaniem standardowych współczynników emisji (kgCO₂e/kWh) zgodnie z Metodologią Raportu A5
- Zużycie paliwa — podział według typu paliwa: Benzyna (2.310 kgCO₂e/L), Olej napędowy (2.680 kgCO₂e/L), LPG (1.610 kgCO₂e/L)
- Kompensacja OZE — produkcja energii odnawialnej na miejscu jest odliczana od emisji z energii elektrycznej z sieci
19.2 Kluczowe wskaźniki
Dane dotyczące śladu węglowego są raportowane w ujawnieniu B3 (Energia i emisje GHG) raportu, które przedstawia:
- Całkowite emisje CO₂e na lokalizację i zagregowane dla całej firmy
- Udział energii elektrycznej w całkowitych emisjach (%)
- Intensywność węglowa na FTE (tCO₂e/FTE)
19.3 Przejrzystość metodologii
Wszystkie współczynniki emisji, formuły obliczeniowe i źródła danych są udokumentowane w Załączniku A5 (Metodologia Raportu) Raportu Gotowego do Audytu. Wartości śladu węglowego są raportowane jako emisje netto po kompensacjach OZE. Platforma stosuje podejście oparte na lokalizacji zgodnie z GHG Protocol i wykorzystuje najnowsze dostępne współczynniki emisji dla każdego kraju.
Ustawienia metodologii
Strona Ustawienia Metodologii zapewnia widok tylko do odczytu parametrów obliczeniowych używanych na platformie ESGdesk. Parametry te są centralnie zarządzane przez zespół ESGdesk i aktualizowane corocznie w oparciu o najnowsze źródła naukowe (EEA, DEFRA, JRC PVGIS, IRENA). Bezpośrednio wpływają one na obliczenia emisji, wyniki śladu węglowego i dane wyjściowe raportów.
20.1 Co możesz zobaczyć
- Aktywny zestaw danych metodologii — kod, rok, data publikacji i status dla aktualnie wybranego roku raportowania
- Stałe współczynniki emisji — dla gazu, paliw, wody i odpadów ze źródłami naukowymi
- Współczynniki sieci energetycznej — współczynniki emisji dla poszczególnych krajów (kgCO₂e/kWh) pochodzące z EEA
- Czynniki energii odnawialnej — parametry energii słonecznej, wiatrowej i bioenergii dla poszczególnych krajów (JRC PVGIS, Copernicus ERA5, IRENA)
- Profile sezonowe — miesięczne profile generacji dla poszczególnych regionów klimatycznych (Nordycki, Północno-Zachodni Atlantyk, Centralny Wschód, Śródziemnomorski, Kontynentalny Południowy Wschód)
- Formuły obliczeniowe — formuły dla Zakresu 1/2/3, Produkcji OZE i formuły Unikniętego CO₂ przedstawione dla przejrzystości
20.2 Roczny Cykl Aktualizacji
Zespół ESGdesk aktualizuje zbiory danych metodologicznych raz w roku, uwzględniając najnowsze czynniki emisji z oficjalnych źródeł naukowych. Po opublikowaniu nowego zbioru danych:
- Firmy raportujące za bieżący rok automatycznie korzystają z najnowszego zbioru danych
- Zamknięte lata raportowania pozostają zamrożone — ich migawka metodologiczna nigdy nie jest zmieniana przez nowe publikacje
- Kod zbioru danych i datę publikacji zobaczysz w nagłówku strony (np. METH-2025, opublikowano w styczniu 2025)
20.3 Dostęp i Uprawnienia
Strona Ustawienia Metodologii jest dostępna tylko do odczytu dla wszystkich użytkowników firmy, w tym Właścicieli, Administratorów i Współpracowników. Żaden użytkownik na poziomie firmy nie może modyfikować czynników emisji ani parametrów obliczeniowych. Wszystkie zmiany metodologiczne są wprowadzane wyłącznie przez zespół platformy ESGdesk.
Bezpłatny Okres Próbny
21.1 Funkcje Okresu Próbnego
ESGdesk™ oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny, który zapewnia:
- pełny dostęp do wszystkich funkcji platformy,
- możliwość wprowadzania danych i tworzenia lokalizacji,
- generowanie raportów w formacie PDF i CSV.
21.2 Ograniczenia Okresu Próbnego
Podczas okresu próbnego:
- Obowiązują limity skanowania AI (łącznie 3).
Po zakończeniu okresu próbnego:
- dane są zachowywane i nie są usuwane,
- wymagana jest subskrypcja, aby kontynuować wprowadzanie danych i eksportowanie.
Retencja Danych i Historia
Dane ESG są przechowywane zgodnie z polityką retencji danych ESGdesk™ i obowiązującymi przepisami.
- Dane są zachowywane w kolejnych Okresach Sprawozdawczych,
- Zamknięte lata są tylko do odczytu, ale dostępne,
- Raporty historyczne mogą zostać ponownie wygenerowane.
Bezpieczeństwo i ochrona dostępu
ESGdesk™ wdraża kompleksowe środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych klientów.
Więcej szczegółów dostępnych jest na stronie Bezpieczeństwa.
RODO i ochrona danych
ESGdesk™ działa zgodnie z RODO.
W zależności od rodzaju przetwarzanych danych:
- Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) jest dostępna dla klientów,
- Prawa osób, których dane dotyczą, są w pełni wspierane.
Szczegóły znajdują się w Polityce Prywatności oraz na RODO.
Zarządzanie subskrypcjami i rozliczenia
Zarządzanie subskrypcjami jest dostępne wyłącznie dla Administratorów.
Miesięczna subskrypcja
Roczna subskrypcja (oszczędność 25%)
- Płatności są przetwarzane przez bezpiecznego dostawcę płatności (Stripe),
- Faktury są generowane automatycznie i dostępne w panelu rozliczeniowym.
Czego ESGdesk™ nie robi
Dla jasności i w celu uniknięcia nieporozumień, przedstawiamy ograniczenia platformy.
ESGdesk™ nie:
- udziela porad prawnych, regulacyjnych ani audytowych,
- gwarantuje zgodności z CSRD, ESRS ani innymi ramami,
- weryfikuje poprawności ani kompletności danych ESG,
- zastępuje konsultantów, audytorów ani doradców prawnych,
ESGdesk™ to narzędzie wspierające wewnętrzne gromadzenie i organizację danych ESG. Odpowiedzialność za wykorzystanie danych spoczywa na Kliencie.
Aktualizacje i zmiany
ESGdesk™ jest stale rozwijany i może ewoluować w czasie.
Historia zmian jest dostępna na stronie Dziennika zmian. Dokumentacja może być odpowiednio aktualizowana.
Uwagi końcowe
ESGdesk™ został zaprojektowany, aby pomóc firmom w wewnętrznej organizacji pracy ESG, delegowaniu obowiązków i tworzeniu spójnych raportów wewnętrznych w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku.
Odpowiedzialność za:
- dokładność danych,
- interpretację,
- wykorzystanie regulacyjne,
zawsze spoczywa na Kliencie.
Odwołanie do mapowania ESRS
Odwołanie do mapowania ESRS zapewnia informacyjne dopasowanie między metrykami środowiskowymi, społecznymi i zasobowymi platformy a Europejskimi Standardami Sprawozdawczości w Zakresie Zrównoważonego Rozwoju (ESRS) w ramach CSRD. To mapowanie jest zawarte jako Załącznik A4 (Odwołanie do mapowania ESRS) Raportu Gotowego do Audytu (PRO).
29.1 Mapowane Standardy
Obecne mapowanie obejmuje następujące standardy ESRS:
- ESRS E1 — Zmiany Klimatu: zużycie energii, emisje GHG z Zakresu 1 i 2, intensywność GHG, udział energii odnawialnej
- ESRS E3 — Woda: całkowite zużycie wody
- ESRS E5 — Gospodarka Obiegu Zamkniętego: całkowita ilość odpadów, wskaźnik recyklingu, odpady niebezpieczne
- ESRS S1 — Własna Siła Robocza: liczba pracowników, różnorodność płci, rotacja, wypadki w pracy, szkolenia
- ESRS G1 — Postępowanie Biznesowe: wyroki skazujące i grzywny za korupcję i przekupstwo, ramy antykorupcyjne
29.2 Status Mapowania
Każdej metryce przypisano status mapowania:
- Zmapowane — metryka platformy bezpośrednio odpowiada punktowi danych ESRS
- Częściowe — metryka dostarcza odpowiednich danych, ale może nie w pełni spełniać wymogu ujawnienia ESRS
- Niezmapowane — brak obecnego dopasowania (zarezerwowane dla przyszłej rozbudowy)
29.3 Ważne zastrzeżenie
Odnośnik do mapowania ESRS jest udostępniany wyłącznie w celach orientacyjnych. Nie stanowi on kompletnego ujawnienia zgodnego z ESRS. Pełne raportowanie ESRS wymaga dodatkowych ujawnień narracyjnych, oceny podwójnej istotności oraz potencjalnie zewnętrznej weryfikacji — co wykracza poza obecny zakres ESGdesk™.
30. Struktura raportu (Standard VSME)
Każdy raport generowany w ESGdesk™ jest zgodny ze standardem VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs) wydanym przez EFRAG. Moduł Podstawowy obejmuje jedenaście ujawnień (B1–B11), a Załącznik dodaje pięć sekcji pomocniczych (A1–A5), które dokumentują tło regulacyjne, dowody, ścieżkę audytu, mapowanie ESRS i metodologię obliczeń. Poniższe rozdziały opisują, co zawiera każda sekcja i co zostanie wygenerowane.
B1 — Podstawa sporządzenia
Podstawowe ujawnienie, które określa ramy raportowania (Moduł Podstawowy VSME B1–B11), okres raportowania (roczny), granice organizacyjne, podejście do konsolidacji (kontrola operacyjna, kontrola finansowa lub kapitałowa), walutę raportowania oraz identyfikację podmiotu (nazwa prawna, NIP, kod NACE, kraj rejestracji). Ta sekcja określa zakres, w odniesieniu do którego odczytywane są wszystkie inne ujawnienia.
B2 — Praktyki, Polityki, Przyszłe Inicjatywy
Narracyjne ujawnienie praktyk zrównoważonego rozwoju firmy, struktur zarządzania i planowanych przyszłych inicjatyw w dziesięciu obszarach ESG: klimat, zanieczyszczenie, woda, bioróżnorodność, gospodarka o obiegu zamkniętym, siła robocza, pracownicy łańcucha wartości, społeczności, konsumenci i etyka biznesu. Każdy temat może być oznaczony jako wdrożony, planowany lub niematerialny z krótkim wyjaśnieniem.
B3 — Energia i emisje GHG
Ilościowe raportowanie całkowitego zużycia energii (odnawialna vs nieodnawialna, w MWh) oraz emisji gazów cieplarnianych zgodnie ze standardem korporacyjnym GHG Protocol. Zakres 1 obejmuje emisje bezpośrednie ze źródeł własnych lub kontrolowanych; Zakres 2 obejmuje emisje pośrednie z zakupionej energii elektrycznej i jest raportowany zarówno na podstawie lokalizacji (współczynniki sieci krajowej), jak i na podstawie rynku (umowy z konkretnymi dostawcami) w tonach ekwiwalentu CO₂ (tCO₂e).
B4 — Zanieczyszczenie
Ujawnienie istotnych zanieczyszczeń emitowanych do powietrza, wody i gleby. Raportowanie jest wymagane, gdy emisje są regulowane (na przykład zgodnie z załącznikiem II do dyrektywy UE w sprawie emisji przemysłowych E-PRTR). Może być ujawnione jako „Niematerialne” dla operacji o niskim wpływie, takich jak biura lub lekki montaż, z krótkim uzasadnieniem.
B5 — Bioróżnorodność i ekosystemy
Ujawnienie operacji zlokalizowanych w obszarach wrażliwych pod względem bioróżnorodności lub w ich pobliżu — obszary Natura 2000, Kluczowe Obszary Bioróżnorodności, obszary chronione IUCN i tereny podmokłe Ramsar — wraz z oceną wpływu zmian użytkowania gruntów. Może być ujawnione jako „Niematerialne” dla miejsc nie mających wpływu, z krótkim uzasadnieniem.
B6 — Zasoby wodne i morskie
Całkowite pobory i zużycie wody (m³), identyfikacja operacji w regionach zagrożonych niedoborem wody zgodnie z ramami WRI Aqueduct lub równoważną klasyfikacją, oraz wskaźniki recyklingu i ponownego wykorzystania wody, tam gdzie ma to zastosowanie.
B7 — Wykorzystanie zasobów, gospodarka o obiegu zamkniętym i odpady
Całkowite wytwarzanie odpadów (tony) z podziałem na odpady niebezpieczne i inne niż niebezpieczne, przeznaczenie według metody przetwarzania (recykling, odzysk, spalanie, składowanie) oraz wynikający z tego wskaźnik recyklingu. Wspiera raportowanie gospodarki o obiegu zamkniętym oczekiwane przez partnerów w dalszej części łańcucha wartości.
B8 — Ogólne informacje o sile roboczej
Ogólna charakterystyka siły roboczej: całkowita liczba pracowników i ekwiwalent pełnego czasu pracy (FTE), podział według płci (mężczyźni, kobiety, osoby o zróżnicowanej tożsamości płciowej), dystrybucja krajowa oraz rodzaje umów (na czas nieokreślony, na czas określony, tymczasowe). Liczby są raportowane na koniec roku i zasilają kilka wskaźników intensywności w dalszej części raportu.
B9 — Zdrowie, bezpieczeństwo, szkolenia siły roboczej
Wskaźniki zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy: całkowita liczba wypadków, ofiar śmiertelnych, urazów powodujących utratę czasu pracy, przepracowane godziny, wskaźnik wypadków na milion przepracowanych godzin oraz całkowita liczba godzin szkoleń z zakresu bezpieczeństwa przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym.
B10 — Wynagrodzenia, szkolenia, płaca wystarczająca na życie
Ujawnienia dotyczące wynagrodzeń: luka płacowa ze względu na płeć (mediana %), zgodność z płacą minimalną, stosunek najwyższego do najniższego wynagrodzenia, całkowita liczba godzin szkoleń na FTE oraz status zobowiązania do płacy wystarczającej na utrzymanie.
B11 — Wyroki skazujące i grzywny
Liczba wyroków skazujących i łączna kwota zapłaconych grzywien (EUR) za korupcję i przekupstwo w okresie sprawozdawczym. Obejmuje status ram antykorupcyjnych: obowiązujące polityki, kanały dla sygnalistów, szkolenia i kodeks etyki.
A1 — Standard VSME
Kontekst regulacyjny Standardu VSME opracowanego przez EFRAG, z zatwierdzeniem EFRAG (13 listopada 2024) i Zaleceniem Komisji Europejskiej 2025/1710 (30 lipca 2025). Opisuje strukturę modułów (Moduł Podstawowy B1-B11 i Moduł Kompleksowy C1-C8) oraz grupę docelową: nienotowane na giełdzie MŚP, które otrzymują zapytania o dane od banków, inwestorów i dużych klientów korporacyjnych w ramach ujawnień dotyczących łańcucha wartości CSRD.
A2 — Dowody w plikach
Spis przesłanych dokumentów pomocniczych (rachunki za media, faktury, certyfikaty) z nazwami plików, kategoriami, przypisaniem lokalizacji, znacznikami czasu przesłania, tożsamością osoby przesyłającej oraz haszami SHA-256 dla integralności ścieżki audytu. Dowody wspierają obronność na poziomie audytu każdej zgłoszonej liczby.
A3 — Ścieżka audytu
Niezmienny dziennik wszystkich zdarzeń tworzenia, aktualizacji i dostępu do rekordów danych, z identyfikatorami rekordów, typami działań, kategoriami danych, lokalizacjami i znacznikami czasu UTC. Projekt bazy danych tylko do dopisywania z ochroną zapisu wymuszoną wyzwalaczami zapewnia integralność kryminalistyczną przez cały rok sprawozdawczy.
A4 — Odniesienie do mapowania ESRS
Mapowanie kluczowych wskaźników ESRS (ramy dyrektywy o sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw) do ujawnień VSME z wartościami, jednostkami, odniesieniami do metodologii i statusem mapowania (Zmapowane, Częściowe, Nie dotyczy). Zapewnia orientację dla zapytań o dane dotyczące łańcucha wartości CSRD; nie stanowi kompletnego ujawnienia ESRS.
A5 — Metodologia raportu
Metodologia obliczeń użyta do sporządzenia raportu: Granica Rachunkowości Emisji Dwutlenku Węgla (definicje Zakresu 1/2/3), Stałe Czynniki Emisji (gaz, benzyna, olej napędowy, LPG, woda, odpady — pochodzące z UK DEFRA), Czynniki Sieci Elektrycznej dla każdego kraju EOG (Europejska Agencja Środowiska), Krajowe Czynniki OZE (PVGIS energia słoneczna, Copernicus energia wiatrowa, IRENA bioenergia), profile sezonowe dla każdej strefy klimatycznej, formuły obliczeniowe, zgodność z Protokołem GHG, podsumowanie metodologii oraz Informacje o Integralności Raportu (Zablokowany ID Raportu, Wersja Metodologii, Znacznik Czasu Zamknięcia Migawki) wraz ze standardowym zastrzeżeniem.