Wie ESGdesk™ funktioniert

Beginnen Sie mit der Erstellung eines sicheren Unternehmens-Arbeitsbereichs. Jeder Arbeitsbereich repräsentiert eine rechtliche Einheit und kann mehrere Standorte, Betriebsstätten oder operative Einheiten umfassen.

Sie definieren Ihre Unternehmensstruktur, Berichtsstandorte sowie interne Benutzer und Rollen. Es gibt eine Produktionsumgebung, die Datenkonsistenz und Audit-Sicherheit gewährleistet.

ESGdesk™ verwendet eine klare, rollenbasierte Zugriffskontrolle. Admins verwalten Benutzer, Standorte und Berichtsjahre. Contributor geben Daten nur für zugewiesene Standorte ein. Auditoren können mit zeitlich begrenztem, schreibgeschütztem Zugriff eingeladen werden, um ESG-Daten über alle Standorte hinweg zu überprüfen.

Dies gewährleistet Aufgabentrennung, kontrollierte Datenzugriffe und reduziertes Risiko interner Fehler. Jeder Benutzer sieht nur, was er sehen darf.

Admins können auch Vervollständigungsanfragen an Contributor senden, wobei Jahr, Standort, Abschnitt und Frist angegeben werden. Dies hilft bei der Koordination der ESG-Datenerfassung über Teams hinweg.

Das Berichtsjahr ist der zentrale Arbeitskontext in ESGdesk™. Sie wählen das Jahr, an dem Sie gerade arbeiten, und die Plattform passt Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit automatisch an.

Geschlossene Jahre werden schreibgeschützt. Dies ermöglicht Teams, am aktuellen Jahr zu arbeiten, frühere Jahre zu überprüfen und versehentliche Änderungen an finalisierten Daten zu vermeiden.

Die Dateneingabe ist strukturiert, modular und standortbasiert. ESGdesk™ unterstützt: Energie, Wasser, Abfall, Arbeitsbedingungen, Beschäftigung und Finanzen.

Jeder Abschnitt wird pro Standort erfasst, folgt einer konsistenten Struktur und kann abschnittsspezifische Erläuterungen enthalten.

Sie können Daten manuell eingeben oder KI-gestützte Importe verwenden, um Werte automatisch aus Versorgungsrechnungen zu extrahieren.

**KI-Scan-Modus** ist für das Scannen von Rechnungen für Strom, Gas, Kraftstoff, Wasser und Abfall konzipiert. **Manueller Eingabemodus** wird für Daten zu Arbeitsbedingungen, Beschäftigung und Finanzen verwendet, die typischerweise nicht rechnungsbasiert sind.

Beschleunigen Sie die Datenerfassung mit KI-gestütztem Dokumentenscanning. Laden Sie Versorgungsrechnungen, Kraftstoffbelege oder Abfalldokumente hoch — und lassen Sie die KI die Werte automatisch extrahieren.

Die extrahierten Daten werden zur Überprüfung angezeigt, bevor sie gespeichert werden. Nachweisdateien werden automatisch dem entsprechenden Monatsdatensatz angehängt.

Sobald die Daten für ein Berichtsjahr vollständig sind, kann der Administrator das Jahr schließen. Alle Daten werden schreibgeschützt und Mitwirkende können keine Werte mehr bearbeiten.

Bei Bedarf kann ein Administrator das Jahr wieder öffnen — absichtlich.

Das Dateneingabefortschritts-Dashboard bietet Admins und Contributorn eine Echtzeit-Ansicht des ESG-Datenerfassungsstatus über alle Standorte und Abschnitte hinweg.

Visuelle Heatmaps, Fertigstellungsgrade und umsetzbare Erkenntnisse helfen Teams, Lücken zu identifizieren und Dateneingabebemühungen zu priorisieren.

ESGdesk™ bietet zwei leistungsstarke Analysetools zum Verständnis der ESG-Leistung:

**ESG-Datenanalyse** — Ein Executive-Dashboard mit KPIs, Trends und Jahresvergleichen für Energie, Wasser, Abfall, Arbeitsbedingungen und Beschäftigung. Administratoren sehen alle Standorte; Mitwirkende sehen nur ihre zugewiesenen Standorte.

**Standortvergleich** — Ein Side-by-Side-Benchmarking-Tool zum Vergleich von ESG-Metriken über mehrere Standorte hinweg. Nur für Administratoren verfügbar, wenn zwei oder mehr Standorte existieren.

Berichte sind strukturiert und abschnittsbasiert, werden direkt aus eingegebenen Daten generiert und können innerhalb der Plattform in der Vorschau angezeigt werden.

ESGdesk™ bietet zwei Berichtstypen: • Management-Auszug (Standard & PRO) – ein strukturierter interner Bericht, der über ein schreibgeschütztes Inhaltsverzeichnis in der Vorschau angezeigt werden kann. Enthält die universellen Kapitel A1-A2 (VSME Standard + Dateinachweise). • Audit-bereiter Bericht (nur PRO) – vollständiger Datensatz mit gesperrter Methodik-Momentaufnahme und vollständigem Anhang A1-A5 (fügt Audit Trail, ESRS Mapping und Methodik hinzu). Erfordert ein abgeschlossenes Berichtsjahr.

Sie können Werte, Struktur und Anmerkungen pro Abschnitt überprüfen, bevor Sie nach PDF oder CSV exportieren.

ESGdesk™ unterstützt zwei Exportformate: PDF für professionell formatierte Berichte und CSV für Datenanalyse. Beide Exportoptionen erfordern ein aktives Abonnement und sind nur für Administratoren verfügbar.

• Standard-Plan — Management-Auszug: umfasst die universellen Kapitel A1-A2 (VSME Standard + Dateibeweise), strukturiert unter einem schreibgeschützten Inhaltsverzeichnis. • PRO-Plan — sowohl Management-Auszug ALS AUCH Audit-Bereiter Bericht. Der Audit-Bereite Bericht enthält den vollständigen Datensatz, das Evidenzregister, den Audit-Trail, Metadaten zur Berichts-Integrität, die versionierte Methodik und den vollständigen Anhang A1-A5. Er erfordert ein abgeschlossenes Berichtsjahr und exportiert immer den vollständigen Datensatz.

Der Export ist für das aktuelle Jahr und bis zu fünf Jahre Historie (ab 2024) verfügbar.

ESGdesk™ ist mit rollenbasierter Zugriffskontrolle, standortbasierter Datentrennung und standardmäßig fünfjähriger Datenaufbewahrung aufgebaut.

Die Plattform unterstützt interne ESG-Prozesse — sie bietet keine Rechtsberatung und garantiert keine regulatorische Konformität.

Jedes ESGdesk-Konto hat schreibgeschützten Zugriff auf den aktiven Methodikdatensatz, der für Emissionsberechnungen verwendet wird — länderspezifische Stromnetz-Faktoren, feste Emissionsfaktoren für Brennstoffe und Abfall, saisonale Profile für erneuerbare Energien (RES) pro Klimaregion und die zugrunde liegenden Berechnungsformeln. Der Datensatz wird pro Methodikjahr versioniert und in jedem abgeschlossenen Berichtsjahr (Snapshot) gesperrt, sodass historische Berichte auch dann reproduzierbar bleiben, wenn die Methodik später aktualisiert wird.