Benutzerhandbuch
Zuletzt aktualisiert: 07. Januar 2026
Zweck dieses Benutzerhandbuchs
Dieses Benutzerhandbuch erklärt detailliert die Verwendung von ESGdesk™, einer B2B-Softwareplattform, die Unternehmen bei der strukturierten Erfassung, internen Verwaltung und internen Berichterstattung von ESG-bezogenen Daten unterstützen soll.
Der Zweck dieses Dokuments ist es:
- zu beschreiben, wie ESGdesk™ aus funktionaler und operativer Perspektive funktioniert,
- Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Plattform zu erläutern,
- zu klären, wie Daten eingegeben, strukturiert, gespeichert und berichtet werden,
- die Grenzen der Plattform aufzuzeigen und was ESGdesk™ nicht leistet,
- Mehrdeutigkeiten reduzieren und Missbrauch oder Missverständnisse des Systems verhindern.
Dieses Handbuch gilt für alle Nutzer von ESGdesk™, einschließlich Administratoren und Mitwirkenden.
Art und Umfang von ESGdesk™
ESGdesk™ ist eine Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform, die für den internen Gebrauch durch Unternehmen bestimmt ist. Von der Plattform generierte Berichte sind auf den von EFRAG herausgegebenen VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs) abgestimmt und decken die Offenlegungen des Basismoduls B1 bis B11 mit den unterstützenden Anhängen A1 bis A5 ab.
ESGdesk™:
- unterstützt die kollaborative Erfassung von ESG-Daten über Teams und Standorte hinweg,
- strukturiert ESG-Daten in vordefinierte Abschnitte,
- ermöglicht die Erstellung interner ESG-Berichte im PDF- und CSV-Format,
- ermöglicht kontrollierten Zugriff durch Rollen, Berechtigungen und Berichtsjahre.
ESGdesk™ ist nicht:
- ein Beratungsdienst,
- ein Rechts- oder Regulierungsberatungstool,
- ein Audit- oder Zertifizierungssystem,
- eine Garantie für die Einhaltung von CSRD, ESRS oder anderen Vorschriften.
Alle von ESGdesk™ generierten Ausgaben sind für den internen Gebrauch und die Interpretation durch den Kunden bestimmt.
Zielgruppen
ESGdesk™ wurde exklusiv für Geschäftskunden (B2B) entwickelt.
Typische Nutzer sind unter anderem:
- Finanz- und CFO-Teams, die für die nicht-finanzielle Berichterstattung verantwortlich sind,
- Betriebs- und Werksleiter, die Betriebsdaten erfassen,
- Qualitäts-, Compliance-, ESG- und Nachhaltigkeitsteams,
- EHS-Manager und interne Koordinatoren.
Die Plattform eignet sich besonders für standortübergreifende Organisationen, die eine strukturierte Zusammenarbeit über Standorte und Abteilungen hinweg benötigen.
Kontoerstellung und Erstzugriff
4.1 Erstellen eines Benutzerkontos
Um ESGdesk™ nutzen zu können, muss ein einzelner Nutzer zunächst ein persönliches Benutzerkonto erstellen, indem er sich mit einer gültigen geschäftlichen E-Mail-Adresse registriert und ein Passwort festlegt.
In dieser Phase:
- das Konto dient ausschließlich der Authentifizierung,
- der Nutzer hat noch keinen Zugriff auf den ESGdesk™-Arbeitsbereich,
- es können keine ESG-Daten eingegeben oder angezeigt werden.
Die bloße Kontoerstellung aktiviert den Dienst nicht.
4.2 Zwingende Plan-Auswahl
Bevor ESGdesk™ genutzt werden kann, muss der Nutzer einen der verfügbaren Pläne auswählen:
- Kostenloser Plan (Testversion)
- Monatliches Abonnement
- Jährliches Abonnement
Die Auswahl eines Plans ist zwingend erforderlich, da ESGdesk™ keinen teilweisen oder eingeschränkten Zugriff außerhalb eines aktiven Plans bietet. Das System bleibt gesperrt, bis ein Plan ausgewählt wurde.
4.3 Annahme von Rechtsdokumenten
Nach Auswahl eines Plans und bevor der Zugriff gewährt wird, muss der Benutzer, der als Administrator fungiert, ausdrücklich bestätigen, dass er berechtigt ist, im Namen des Unternehmens zu handeln, und die folgenden Dokumente akzeptieren:
- Nutzungsbedingungen,
- Datenschutzerklärung,
- Cookie-Richtlinie,
- DSGVO / Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA).
Annahme:
- ist für alle Pläne, einschließlich der kostenlosen Testversion, obligatorisch,
- gilt auf Unternehmensebene,
- wird mit Zeitstempel, Dokumentversionen und Benutzeridentität erfasst.
Ohne Akzeptanz wird der Zugriff auf ESGdesk™ nicht freigeschaltet.
Rollen und Berechtigungen
ESGdesk™ verwendet ein rollenbasiertes Zugriffssteuerungsmodell, um Sicherheit, klare Verantwortlichkeiten und eine kontrollierte Zusammenarbeit zu gewährleisten. Es gibt vier Rollen: Inhaber, Administrator, Mitwirkender und Prüfer.
5.1 Inhaber
Höchste Berechtigung
Der Inhaber ist die Person, die das Unternehmenskonto erstellt hat. Es gibt immer genau einen Inhaber pro Unternehmen. Der Inhaber hat die höchste Berechtigungsstufe und alle Administrator-Funktionen.
Exklusive Inhaber-Berechtigungen:
- kann die Inhaberschaft an einen anderen Administrator übertragen (die einzige Möglichkeit, den Inhaber zu ändern),
- kann nicht von anderen Benutzern entfernt oder herabgestuft werden,
- wird immer zuerst in der Teamliste aufgeführt.
Der Inhaber hat auch alle Administrator-Berechtigungen:
- Benutzer einladen und verwalten, Rollen und Standorte zuweisen,
- Unternehmensstruktur, Standorte und Berichtsjahre verwalten,
- Berichte generieren, Abonnement und Abrechnung verwalten.
Inhaberwechsel: Bei der Übertragung der Inhaberschaft wird der aktuelle Inhaber zum Administrator herabgestuft und der ausgewählte Administrator wird zum neuen Inhaber. Diese Aktion kann ohne die Kooperation des neuen Inhabers nicht rückgängig gemacht werden.
5.2 Administrator (Admin)
Voller Verwaltungszugriff
Ein Administrator hat fast die gleichen Berechtigungen wie der Inhaber, kann jedoch die Inhaberschaft nicht übertragen oder den Inhaber entfernen.
- Benutzer einladen und verwalten, Rollen und Standorte zuweisen,
- Unternehmensstruktur, Standorte und Berichtsjahre verwalten,
- ESG-Daten für alle Standorte einsehen und eingeben,
- Vervollständigungsanfragen senden und die Datenerfassung koordinieren,
- Berichte generieren und exportieren (PDF/CSV),
- auf die ESG-Datenanalyse (alle Standorte) und den Standortvergleich (2+ Standorte) zugreifen,
- KI-gestützte Importe nutzen und Abonnement/Abrechnung verwalten.
5.3 Mitwirkender
Nur zugewiesene Standorte
Ein Mitwirkender wird einem oder mehreren spezifischen Standorten zugewiesen und kann nur mit ESG-Daten innerhalb dieser Standorte interagieren.
- ESG-Daten für zugewiesene Standorte anzeigen und eingeben,
- Vervollständigungsanfragen erhalten und beantworten,
- Zugriff auf die ESG-Datenanalyse (nur zugewiesene Standorte),
- KI-gestützte Importe für zugewiesene Standorte nutzen.
Der Zugriff für Mitwirkende ist streng auf zugewiesene Standorte beschränkt.
5.4 Prüfer
Prüfzugriff (nur lesend)
Prüfer sind externe Gutachter, die von Administratoren mit **zeitlich begrenztem Lesezugriff** auf ESG-Daten über alle Unternehmensstandorte hinweg eingeladen werden. Sie können keine Daten oder Einstellungen ändern.
- Dashboard, Berichte und Analysen anzeigen (nur lesend),
- Zugriff auf ESG-Daten über alle Unternehmensstandorte hinweg,
- PDF- und CSV-Berichte generieren und exportieren,
- Standorte & Erneuerbare Energiequellen anzeigen (nur lesend),
- Der Zugriff läuft nach dem festgelegten Zeitraum automatisch ab.
Prüfer können keine Daten bearbeiten, Benutzer verwalten, auf die Abrechnung zugreifen oder Einstellungen ändern. Nur im PRO-Plan verfügbar.
Unternehmensstruktur und Standorte
6.1 Definition von Standorten
Standorte repräsentieren die operativen Einheiten, für die ESG-Daten in ESGdesk™ erfasst und berichtet werden.
- Produktionsstätten,
- Büros,
- Lagerhäuser oder andere operative Einheiten.
6.2 Datenverantwortung
ESG-Daten werden pro Standort separat erfasst, um eine klare Verantwortlichkeit und skalierbare Zusammenarbeit zu unterstützen.
- Administratoren definieren Standorte und weisen Mitwirkende bestimmten Standorten zu.
- Dateneingaben und Nachweisdokumente werden pro Standort und Berichtsjahr gespeichert.
- Diese Struktur hilft, Lücken und Duplikationen in Organisationen mit mehreren Standorten zu vermeiden.
Berichtsjahr-Konzept
7.1 Offenes Berichtsjahr
Ein offenes Berichtsjahr ermöglicht:
- Eingabe und Bearbeitung von ESG-Daten,
- Hochladen von Nachweisdokumenten,
- Einreichen von Daten für zugewiesene Abschnitte.
7.2 Geschlossenes Berichtsjahr
Ein geschlossenes Berichtsjahr ist schreibgeschützt. Es verhindert weitere Bearbeitungen und bewahrt die Datenintegrität für interne Überprüfungen und die Prüfungsvorbereitung. Das Schließen eines Berichtsjahres ist auch eine Voraussetzung für die Erstellung des Audit-Ready Reports (PRO) und für die Gewährung eines zeitlich begrenzten Zugangs für externe Prüfer – es sperrt den für dieses Jahr verwendeten Methodik-Snapshot und friert den Datensatz gegen zukünftige Methodik-Updates ein.
7.3 Wichtige Regel: Offen vs. Geschlossen
Offenes Jahr = Daten können eingegeben und bearbeitet werden.
Geschlossenes Jahr bedeutet:
- alle Datensätze werden schreibgeschützt,
- Mitwirkende können zuvor eingegebene Werte nicht ändern,
- das Jahr wird für interne Berichterstattung und Überprüfung aufbewahrt.
Nur Administratoren können ein geschlossenes Berichtsjahr wieder öffnen, wenn eine Korrektur erforderlich ist.
Vervollständigungsanfragen
Erledigungsanfragen ermöglichen Administratoren die Zuweisung und Verfolgung von ESG-Dateneingabeaufgaben.
8.1 Funktionsweise
Ein Administrator kann eine Anfrage an einen Mitwirkenden senden, mit Angabe von:
- dem Berichtsjahr,
- dem Standort (optional),
- dem ESG-Abschnitt (optional),
- einer Frist (optional).
8.2 Arbeitsablauf für Mitarbeitende
Mitarbeitende erhalten Anfragen und bearbeiten diese, indem sie fehlende Daten eingeben und die Anfrage als erledigt markieren.
- Ausstehende Anfragen in der Aufgaben-/Anfragenliste anzeigen.
- Geben Sie die erforderlichen ESG-Daten für den angegebenen Standort/das angegebene Jahr ein.
- Fügen Sie relevante Nachweisdokumente bei (Rechnungen, Belege, Manifeste).
- Markieren Sie die Anfrage als erledigt, sobald die Dateneingabe abgeschlossen ist.
- Administratoren können den Erledigungsstatus verfolgen und bei Bedarf nachfassen.
Erledigungsanfragen sind ein Koordinationstool und ersetzen nicht die interne Verantwortung für die Datenqualität.
8.3 Bewährte Praktiken
- Legen Sie klare Fristen für monatliche oder quartalsweise Datenzyklen fest.
- Geben Sie den korrekten Standort an, wenn die Datenverantwortung standortbasiert ist.
- Nutzen Sie das Abschnitts-Targeting, um unnötige Arbeit für Mitarbeitende zu vermeiden.
- Überprüfen Sie den Fortschritt regelmäßig, um Engpässe frühzeitig zu erkennen.
ESG-Dateneingabe
9.1 Datenstruktur
ESG-Daten werden pro Standort, pro Abschnitt und pro Monat eingegeben. ESGdesk™ strukturiert Daten in sieben vordefinierte Kategorien:
Jede Kategorie trägt zu spezifischen VSME-Angaben im generierten Bericht bei: Energie → B3 (Energie & Treibhausgasemissionen), Abfall → B7 (Ressourcennutzung, Kreislaufwirtschaft & Abfall), Beschäftigungsdaten → B8 (Belegschaft Allgemein), Zahlungstransparenz → B10 (Belegschaft Vergütung, Schulung, Existenzlohn), Wasser → B6 (Wasser & Meeresressourcen), Arbeitsbedingungen → B9 (Belegschaft Gesundheit, Sicherheit, Schulung), Finanzen → B1 (Grundlage der Erstellung) und B3 Intensitätskennzahlen.
Jede Kategorie verwendet vordefinierte Felder, um Konsistenz über Standorte und Berichtsjahre hinweg zu gewährleisten.
9.2 Nachweise und Qualität
- Geben Sie Werte mit konsistenten Einheiten und monatlichen Zeiträumen ein.
- Fügen Sie Nachweisdateien (Rechnungen, Belege, Dokumente) zur Unterstützung der internen Verifizierung bei.
- Verwenden Sie bei Bedarf Erläuterungen, um ungewöhnliche Werte zu klären.
- Wichtig: ESGdesk™ unterstützt die strukturierte Erfassung und interne Berichterstattung, validiert jedoch nicht, ob Ihre Daten vollständig oder konform sind.
KI-gestützte Importe
ESGdesk™ enthält eine KI-gestützte Funktion zur Extraktion von ESG-Daten aus hochgeladenen Dokumenten.
10.1 Funktionsweise
- 1Laden Sie ein PDF-Dokument (Nebenkostenabrechnung, Rechnung, Abfallbegleitschein) im Bereich KI-Importe hoch.
- 2Das System scannt das Dokument und extrahiert Werte, Einheiten und Zeiträume.
- 3Überprüfen Sie die extrahierten Daten in einer Vorschau, bevor Sie speichern.
- 4Bestätigen Sie die Anwendung der Werte auf den ESG-Datensatz.
10.2 Überprüfen und Bestätigen
- Extrahierte Daten werden immer zur Nutzerprüfung angezeigt.
- Nutzer können Werte anpassen, bevor sie diese anwenden.
- Nichts wird gespeichert, bis der Nutzer bestätigt.
10.3 Nachweis angehängt
- Das original gescannte Dokument ist als Nachweis angehängt.
- Dies hilft Teams, einen internen Prüfpfad für gemeldete Werte zu führen.
KI-gestützte Importe sollen die Dateneingabe beschleunigen, nicht die Nutzerprüfung ersetzen.
Fortschritt der Dateneingabe
Das Fortschritts-Dashboard zeigt den Abschlussstatus der ESG-Daten.
11.1 Was Sie sehen können
- Heatmap-Ansicht des Abschlusses nach Standort und Kategorie,
- Diagramme zum prozentualen Abschluss,
- Identifizierung von Lücken und fehlenden Daten,
- Filter nach Berichtsjahr, Standort und Abschnitt.
11.2 Rollenbasierte Sichtbarkeit
- Administratoren sehen alle Standorte und alle Mitwirkenden.
- Mitwirkende sehen nur ihre zugewiesenen Standorte.
Erläuterungen
Administratoren können abschnittsbezogene Erläuterungen hinzufügen, bevor sie Berichte generieren.
- Ungewöhnliche Werte erklären,
- Annahmen klären,
- Prüfern oder Gutachtern Kontext bieten.
Berichte und Exporte
13.1 Management-Auszug (Standard & PRO)
Der Management-Auszug ist ein strukturierter Bericht für interne Stakeholder:
- Verfügbar in den Tarifen Standard und PRO,
- Umfasst das VSME-Basismodul – Offenlegungen B1 bis B11 des EFRAG-Standards für freiwillige KMU,
- Enthält den universellen Anhang A1 (VSME-Standardreferenz) und A2 (Nachweisdateien). Die Prüfungsanhänge A3–A5 sind dem Audit-Bereiten Bericht vorbehalten (nur PRO – siehe Abschnitt 13.2),
- Ideal für interne Berichterstattung, Vorstandspräsentationen und Antworten auf B2B-/Bankenfragebögen.
13.2 Audit-Bereiter Bericht (nur PRO)
Der Audit-Bereite Bericht wurde für die Audit-Bereitschaft entwickelt. Er umfasst einen gesperrten Datensatz, eine versionierte Methodik und vollständige Audit-Rückverfolgbarkeit. Hauptmerkmale: keine Kategorieauswahl (enthält immer den vollständigen Datensatz für die Audit-Integrität), 16 Kapitel, die das Basismodul B1-B11 plus Anhang A1-A5 (VSME-Standard, Nachweisdateien, Audit-Trail, ESRS-Mapping-Referenz und Berichtsmethodik) abdecken. Er erfordert ein abgeschlossenes Berichtsjahr und beinhaltet eine gesperrte Berichts-ID (SHA-256 Hash), einen Snapshot-Abschluss-Zeitstempel und die Methodik-Version.
13.3 Planverfügbarkeit
FREE-Tarif: Nur Berichtsvorschau (kein Export). Standard-Tarif: Management-Auszug (PDF & CSV). PRO-Tarif: Management-Auszug + Audit-Bereiter Bericht (PDF & CSV) + Prüferportal.
Hinweis: Nur Administratoren können Berichte generieren und exportieren.
13.4 Export & Aufbewahrung
Der Berichtsexport ist nur für Administratoren mit einem aktiven Abonnement verfügbar.
Der Export ist für das aktuelle Jahr und bis zu fünf Jahre Historie verfügbar, sofern die Daten für die anfragende Entität auf der Plattform vorhanden sind.
Hinweis: Ältere Daten werden gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie automatisch entfernt.
ESG-Datenanalyse
Das Analyse-Dashboard bietet KPIs, Diagramme und Trends.
14.1 Dashboard-Funktionen
Das ESG-Analyse-Dashboard umfasst:
- Gesamtenergie-, Wasser- und Abfallverbrauch,
- Jahres- und Monatsvergleiche,
- Intensitätsmetriken (pro Mitarbeiter, pro m²),
- Einblicke in Gesundheit & Sicherheit und Beschäftigung.
14.2 Rollenbasierter Zugriff
- Administratoren sehen Daten von allen Standorten.
- Mitwirkende sehen Daten nur von ihren zugewiesenen Standorten.
14.3 Verfügbare Metriken
- KPIs — Leistungskennzahlen für jede Kategorie,
- Diagramme — monatliche und jährliche Trends,
- Vergleiche — Jahres- und Monatsvergleiche,
- Filter — Filtern nach Standort und Kategorie.
Daten werden in Echtzeit basierend auf eingegebenen Datensätzen aktualisiert.
Standortvergleich
Wenn ein Unternehmen 2+ Standorte hat, können Administratoren auf das Dashboard für den Standortvergleich zugreifen.
15.1 Verfügbarkeit
Der Standortvergleich ist eine erweiterte Funktion für Unternehmen mit mehreren Standorten:
- nur verfügbar, wenn das Unternehmen 2 oder mehr Standorte hat,
- nur für Administratoren verfügbar,
- direkter Vergleich von ESG-Metriken,
- Identifizierung der besten und schlechtesten Leistungsträger.
15.2 Vergleichsfunktionen
- Verfügbarkeit — nur für Unternehmen mit 2+ Standorten.
- Berechtigungen — nur Administratoren haben Zugriff.
Mitwirkende haben keinen Zugriff auf den Standortvergleich.
15.3 Verfügbare Metriken
Der Vergleich umfasst die folgenden Metriken:
- Energieverbrauch pro Mitarbeiter und pro m²,
- Wasserverbrauch pro Mitarbeiter und pro m²,
- Abfallaufkommen pro Mitarbeiter,
- Unfallrate pro 100 FTE,
- Arbeitsschutz-Schulungsstunden pro Mitarbeiter,
- Mitarbeiterfluktuationsrate.
Beschäftigung & Geschlechtervielfalt
ESGdesk™ bietet spezielle Tools zur Verfolgung von Geschlechterverteilung und Beschäftigungsmetriken. Die Kategorie „Beschäftigung“ innerhalb der ESG-Dateneingabe erfasst strukturierte monatliche Daten zur Mitarbeiterzahl nach Geschlecht und Kategorie (Belegschaft, Management, Vorstandsmitglieder), Schulungen und Fluktuation – dies unterstützt Transparenz und interne Berichterstattung im Einklang mit den VSME-Offenlegungen B8 (Allgemeine Belegschaft) und B9 (Gesundheit, Sicherheit, Schulung der Belegschaft) und ist auf ESRS S1 (Eigene Belegschaft) für CSRD-Wertschöpfungsketten-Offenlegungsanfragen abgestimmt.
16.1 Erfassung von Beschäftigungsdaten
In der Kategorie „Beschäftigung“ können Benutzer monatliche Daten für jeden Standort eingeben, die Folgendes umfassen:
- Mitarbeiterzahl nach Kategorie: Belegschaft, Management und Vorstandsmitglieder
- Geschlechterverteilung pro Kategorie: Männlich, Weiblich und Divers
- Neueinstellungen, Abgänge und Fluktuationsrate
- Anzahl der Schulungen pro Mitarbeiter (gesamt und nach Geschlecht)
16.2 Verfolgung der Geschlechtervielfalt
ESGdesk™ berechnet automatisch Geschlechterverhältnisse aus den eingegebenen Daten und ermöglicht Unternehmen, Folgendes zu tun:
- Trends der Geschlechterverteilung über Standorte und Berichtsjahre hinweg zu überwachen
- Metriken zur Geschlechtervielfalt in PDF- und CSV-Berichte aufnehmen (Kapitel 10: Beschäftigung)
16.3 Berichtskontext
ESGdesk™ strukturiert zwar die Erfassung und Berichterstattung von Diversitätsdaten, interpretiert oder vergleicht diese Metriken jedoch nicht mit gesetzlichen Schwellenwerten. Die Plattform unterstützt die systematische Erfassung von Beschäftigungs- und Geschlechterdaten, damit Unternehmen diese für interne Analysen, die Kommunikation mit Stakeholdern und die Vorbereitung auf externe Berichtsanforderungen nutzen können.
ESG Finanzielle Leistung
Das Modul ESG Financial Performance verbindet Umweltdaten mit Finanzkennzahlen, um wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu erstellen. Diese KPIs sind in Offenlegung B3 (Energie & Treibhausgasemissionen) des Berichts enthalten, wobei die vollständigen Formeln in Anhang A5 – Berichtsmethodik dokumentiert sind. Sie helfen Führungsteams, die wirtschaftliche Effizienz ihrer Nachhaltigkeitsbemühungen zu bewerten.
17.1 Wesentliche Leistungsindikatoren
- Kohlenstoffproduktivität — Erwirtschafteter Umsatz pro Tonne emittiertem CO₂e (€/tCO₂e)
- Kohlenstoffintensität des Umsatzes — CO₂e-Emissionen pro Million Euro Umsatz (tCO₂e/M€)
- Anlagenemissionsintensität — CO₂e-Emissionen pro Million Euro Gesamtvermögen (tCO₂e/M€)
- Wirtschaftliche Mitarbeitereffizienz — Erwirtschafteter Umsatz pro Vollzeitäquivalent (€/FTE)
- Gesamtemissionen — Summe aller aktivitätsbasierten Emissionen: Σ (Aktivitätsdaten × Emissionsfaktor)
17.2 Datenanforderungen
Finanzielle KPIs erfordern Umsatz- und Gesamtvermögenswerte, die in der Kategorie „Finanzen“ der ESG-Dateneingabe erfasst werden. Diese Werte werden mit berechneten CO₂-Fußabdruckdaten kombiniert, um die Leistungsindikatoren zu erstellen. Formeln sind mit hochgestellten Fußnoten im generierten Bericht dokumentiert und in Anhang A5 – Berichtsmethodik vollständig erläutert.
Erneuerbare Energiequellen (RES)
ESGdesk™ unterstützt die Verfolgung der eigenen Produktion erneuerbarer Energien. Das RES-Modul ermöglicht es Unternehmen, Solar- (Photovoltaik), Wind- und Biomasseanlagen an jedem Standort zu registrieren, die jährliche Produktion zu schätzen und den Anteil erneuerbarer Energien im Vergleich zum Netzverbrauch zu berechnen.
18.1 Konfiguration von RES-Anlagen
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Standorte & RES, um erneuerbare Energiequellen pro Standort hinzuzufügen
- Geben Sie den Quelltyp (Solar PV, Windkraftanlage oder Biomasse), die installierte Leistung (kWp oder kW) und das Installationsdatum an
- Das System schätzt die jährliche Produktion automatisch unter Verwendung länderspezifischer Kapazitätsfaktoren (Solarertrag von PVGIS, Windkapazitätsfaktor von Copernicus ERA5)
18.2 RES-Berechnungen
ESGdesk™ berechnet die folgenden RES-Kennzahlen automatisch:
- Geschätzte jährliche RES-Produktion (kWh) basierend auf installierter Leistung und länderspezifischen Ertragsfaktoren
- RES-Anteil (%) — Prozentsatz des gesamten Stromverbrauchs, der durch die eigene erneuerbare Produktion gedeckt wird
- RES-Mix — Technologieaufschlüsselung, die den Beitrag jedes Quelltyps zeigt (Solar, Wind, Biomasse)
18.3 Berichtsintegration
RES-Daten werden in der Offenlegung B3 (Energie & THG-Emissionen) des Berichts präsentiert. Die Offenlegung umfasst den RES-Anteil im Vergleich zum Netzverbrauch, die Aufschlüsselung des Technologiemixes und die Produktion erneuerbarer Energien auf Standortebene. Der RES-Ertrag wird auch bei der Berechnung der Scope-2-Emissionen vom Netzstrom abgezogen.
CO₂-Bilanz
Das CO₂-Bilanz-Modul berechnet die gesamten Treibhausgasemissionen (THG) gemäß dem GHG Protocol Corporate Standard. Emissionen werden unter Verwendung zweier paralleler Methoden ausgewiesen: standortbasiert (Länder-Netzfaktoren der EEA) und marktbezogen (lieferantenspezifische Verträge). Marktbezogene Emissionen werden plattformweit als primärer nutzerorientierter KPI dargestellt, wobei standortbasierte Emissionen für die ISO 14064-1-Konformität und Abstimmung daneben angezeigt werden.
19.1 Emissionsquellen
- Stromverbrauch — unter Verwendung länderspezifischer Netzemissionsfaktoren (Quelle: EEA)
- Erdgasverbrauch — unter Verwendung von Standard-Emissionsfaktoren (kgCO₂e/kWh) gemäß der Berichtsmethodik A5
- Kraftstoffverbrauch — aufgeteilt nach Kraftstofftyp: Benzin (2.310 kgCO₂e/L), Diesel (2.680 kgCO₂e/L), LPG (1.610 kgCO₂e/L)
- RES-Ausgleich — die eigene Produktion erneuerbarer Energien wird von den Emissionen des Netzstroms abgezogen
19.2 Kennzahlen
CO₂-Fußabdruck-Daten werden in der Offenlegung B3 (Energie & THG-Emissionen) des Berichts ausgewiesen, die Folgendes präsentiert:
- Gesamte CO₂e-Emissionen pro Standort und unternehmensweites Aggregat
- Stromanteil an den Gesamtemissionen (%)
- Emissionsintensität pro FTE (tCO₂e/FTE)
19.3 Methodentransparenz
Alle Emissionsfaktoren, Berechnungsformeln und Datenquellen sind in Anhang A5 (Berichtsmethodik) des Audit-Ready Reports dokumentiert. Die CO₂-Bilanzwerte werden als Nettoemissionen nach RES-Kompensationen ausgewiesen. Die Plattform folgt dem standortbasierten Ansatz des GHG Protocol und verwendet die aktuellsten verfügbaren Emissionsfaktoren für jedes Land.
Methodikeinstellungen
Die Seite Methodikeinstellungen bietet eine schreibgeschützte Ansicht der Berechnungsparameter, die auf der ESGdesk-Plattform verwendet werden. Diese Parameter werden zentral vom ESGdesk-Team verwaltet und jährlich auf Basis der neuesten wissenschaftlichen Quellen (EEA, DEFRA, JRC PVGIS, IRENA) aktualisiert. Sie beeinflussen direkt Emissionsberechnungen, CO₂-Bilanz-Ergebnisse und Berichtsausgaben.
20.1 Was Sie einsehen können
- Aktiver Methodik-Datensatz — Code, Jahr, Veröffentlichungsdatum und Status für das aktuell ausgewählte Berichtsjahr
- Feste Emissionsfaktoren — für Gas, Kraftstoffe, Wasser und Abfall mit wissenschaftlichen Quellen
- Stromnetz-Faktoren — länderspezifische Emissionsfaktoren (kgCO₂e/kWh) von der EEA
- Faktoren für erneuerbare Energien — Solar-, Wind- und Bioenergieparameter pro Land (JRC PVGIS, Copernicus ERA5, IRENA)
- Saisonale Profile — monatliche Erzeugungsprofile pro Klimaregion (Nordisch, Nordwestatlantik, Mitte-Ost, Mittelmeer, Kontinental SE)
- Berechnungsformeln — Formeln für Scope 1/2/3, RES-Produktion und vermiedenes CO₂ werden zur Transparenz dargestellt.
20.2 Jährlicher Aktualisierungszyklus
Das ESGdesk-Team aktualisiert die Methodik-Datensätze einmal jährlich und integriert die neuesten Emissionsfaktoren aus offiziellen wissenschaftlichen Quellen. Wenn ein neuer Datensatz veröffentlicht wird:
- Unternehmen, die für das aktuelle Jahr berichten, verwenden automatisch den neuesten Datensatz
- Abgeschlossene Berichtsjahre bleiben eingefroren — ihr Methodik-Stand wird durch neue Veröffentlichungen niemals geändert.
- Sie sehen den Datensatzcode und das Veröffentlichungsdatum im Seitenkopf (z.B. METH-2025, veröffentlicht Januar 2025)
20.3 Zugriff & Berechtigungen
Die Seite Methodikeinstellungen ist für alle Unternehmensbenutzer, einschließlich Eigentümer, Administratoren und Mitwirkende, schreibgeschützt. Kein Benutzer auf Unternehmensebene kann Emissionsfaktoren oder Berechnungsparameter ändern. Alle Methodikänderungen werden ausschließlich vom ESGdesk-Plattformteam vorgenommen.
Kostenlose Testphase
21.1 Testfunktionen
ESGdesk™ bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase, die Folgendes bietet:
- voller Zugriff auf alle Plattformfunktionen,
- Möglichkeit zur Dateneingabe und zum Erstellen von Standorten,
- Berichterstellung im PDF- und CSV-Format.
21.2 Testeinschränkungen
Während der Testphase:
- Es gelten KI-Scan-Limits (insgesamt 3).
Nach Ablauf der Testphase:
- Daten bleiben erhalten und werden nicht gelöscht,
- ein Abonnement ist erforderlich, um weiterhin Daten einzugeben und zu exportieren.
Datenaufbewahrung und Verlauf
ESG-Daten werden aufbewahrt gemäß der ESGdesk™-Datenaufbewahrungsrichtlinie und den geltenden Vorschriften.
- Daten bleiben über die Berichtsjahre hinweg erhalten,
- Abgeschlossene Jahre sind schreibgeschützt, aber zugänglich,
- Historische Berichte können neu generiert werden.
Sicherheit und Zugriffsschutz
ESGdesk™ implementiert umfassende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Kundendaten.
Weitere Details finden Sie auf der Sicherheitsseite.
GDPR und Datenschutz
ESGdesk™ arbeitet in Übereinstimmung mit der GDPR.
Je nach Art der verarbeiteten Daten:
- Datenverarbeitungsvertrag (DPA) ist für Kunden verfügbar,
- Rechte der betroffenen Personen werden vollständig unterstützt.
Details sind im Datenschutzrichtlinie und auf der GDPR.
Abonnementverwaltung und Abrechnung
Die Abonnementverwaltung steht ausschließlich Administratoren zur Verfügung.
Monatliches Abonnement
Jährliches Abonnement (25 % Ersparnis)
- Zahlungen werden über einen sicheren Zahlungsanbieter (Stripe) verarbeitet,
- Rechnungen werden automatisch generiert und sind im Abrechnungsbereich verfügbar.
Was ESGdesk™ nicht leistet
Zur Klarheit und um Missverständnisse zu vermeiden, werden hier die Einschränkungen der Plattform aufgeführt.
ESGdesk™ leistet nicht:
- Rechts-, Regulierungs- oder Auditberatung bereitstellen,
- die Einhaltung von CSRD, ESRS oder anderen Rahmenwerken garantieren,
- die Korrektheit oder Vollständigkeit von ESG-Daten validieren,
- Berater, Auditoren oder Rechtsberater ersetzen,
ESGdesk™ ist ein Tool zur Unterstützung der internen ESG-Datenerfassung und -organisation. Die Verantwortung für die Datennutzung verbleibt beim Kunden.
Aktualisierungen und Änderungen
ESGdesk™ wird kontinuierlich weiterentwickelt und kann sich im Laufe der Zeit ändern.
Die Änderungshistorie ist auf der Seite 'Änderungsprotokoll' verfügbar. Die Dokumentation kann entsprechend aktualisiert werden.
Schlussbemerkungen
ESGdesk™ wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, die ESG-Arbeit intern zu organisieren, Verantwortlichkeiten zu delegieren und konsistente interne Berichte in einer sicheren und kontrollierten Umgebung zu erstellen.
Verantwortung für:
- Datenrichtigkeit,
- Interpretation,
- regulatorische Nutzung,
verbleibt stets beim Kunden.
ESRS-Zuordnungsreferenz
Die ESRS-Zuordnungsreferenz bietet eine informative Übereinstimmung zwischen den Umwelt-, Sozial- und Ressourcenkennzahlen der Plattform und den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) unter CSRD. Diese Zuordnung ist als Anhang A4 (ESRS-Zuordnungsreferenz) des Audit-Ready Reports (PRO) enthalten.
29.1 Zugeordnete Standards
Die aktuelle Zuordnung umfasst die folgenden ESRS-Standards:
- ESRS E1 — Klimawandel: Energieverbrauch, Scope 1 & 2 THG-Emissionen, THG-Intensität, Anteil erneuerbarer Energien
- ESRS E3 — Wasser: gesamter Wasserverbrauch
- ESRS E5 — Kreislaufwirtschaft: Gesamtabfallmenge, Recyclingquote, gefährliche Abfälle
- ESRS S1 — Eigene Belegschaft: Mitarbeiterzahl, Geschlechtervielfalt, Fluktuation, Arbeitsunfälle, Schulungen
- ESRS G1 — Geschäftsgebaren: Verurteilungen und Bußgelder wegen Korruption und Bestechung, Rahmenwerk zur Korruptionsbekämpfung
29.2 Zuordnungsstatus
Jeder Kennzahl wird ein Zuordnungsstatus zugewiesen:
- Zugeordnet — die Plattform-Kennzahl entspricht direkt einem ESRS-Datenpunkt
- Teilweise — die Kennzahl liefert relevante Daten, erfüllt jedoch möglicherweise nicht vollständig die ESRS-Offenlegungspflicht
- Nicht zugeordnet — keine aktuelle Übereinstimmung (für zukünftige Erweiterungen reserviert)
29.3 Wichtiger Haftungsausschluss
Die ESRS-Zuordnungsreferenz dient ausschließlich zu Orientierungszwecken. Sie stellt keine vollständige ESRS-konforme Offenlegung dar. Eine vollständige ESRS-Berichterstattung erfordert zusätzliche narrative Offenlegungen, eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse und potenziell eine externe Prüfung – die außerhalb des aktuellen Umfangs von ESGdesk™ liegen.
30. Berichtsstruktur (VSME-Standard)
Jeder Bericht, den Sie in ESGdesk™ erstellen, folgt dem VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs), herausgegeben von EFRAG. Das Basismodul umfasst elf Angaben (B1–B11), und der Anhang fügt fünf unterstützende Abschnitte (A1–A5) hinzu, die den regulatorischen Hintergrund, Nachweise, den Prüfpfad, die ESRS-Zuordnung und die Berechnungsmethodik dokumentieren. Die folgenden Kapitel beschreiben, was jeder Abschnitt enthält und was Sie erstellen werden.
B1 — Grundlagen der Berichterstellung
Grundlegende Offenlegung, die das Berichtsrahmenwerk (VSME Basis-Modul B1–B11), den Berichtszeitraum (jährlich), die organisatorische Abgrenzung, den Konsolidierungsansatz (operative Kontrolle, finanzielle Kontrolle oder Eigenkapital), die Berichtswährung und die Unternehmensidentifikation (Rechtsname, USt-ID, NACE-Code, Gründungsland) festlegt. Dieser Abschnitt definiert den Geltungsbereich, vor dessen Hintergrund jede andere Offenlegung zu lesen ist.
B2 — Praktiken, Richtlinien, Zukünftige Initiativen
Narrative Offenlegung der Nachhaltigkeitspraktiken, Governance-Strukturen und geplanten zukünftigen Initiativen des Unternehmens in zehn ESG-Themenbereichen: Klima, Umweltverschmutzung, Wasser, Biodiversität, Kreislaufwirtschaft, Belegschaft, Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette, Gemeinschaften, Verbraucher und Geschäftsgebaren. Jedes Thema kann als etabliert, geplant oder nicht wesentlich mit einer kurzen Erläuterung gekennzeichnet werden.
B3 — Energie & GHG-Emissionen
Quantitative Berichterstattung über den gesamten Energieverbrauch (erneuerbar vs. nicht erneuerbar, in MWh) und Treibhausgasemissionen gemäß dem GHG Protocol Corporate Standard. Scope 1 umfasst direkte Emissionen aus eigenen oder kontrollierten Quellen; Scope 2 umfasst indirekte Emissionen aus eingekauftem Strom und wird sowohl standortbasiert (Länder-Netzfaktoren) als auch marktbezogen (lieferantenspezifische Verträge) in Tonnen CO₂-Äquivalent (tCO₂e) ausgewiesen.
B4 — Umweltverschmutzung
Offenlegung wesentlicher Schadstoffe, die in Luft, Wasser und Boden emittiert werden. Die Berichterstattung ist erforderlich, wenn Emissionen reguliert sind (z. B. gemäß E-PRTR Anhang II der EU-Richtlinie über Industrieemissionen). Kann für emissionsarme Betriebe wie Büros oder leichte Montage als „Nicht wesentlich“ offengelegt werden, mit einer kurzen Begründung.
B5 — Biodiversität & Ökosysteme
Offenlegung von Betrieben, die sich in oder in der Nähe von biodiversitätssensiblen Gebieten befinden — Natura 2000-Gebiete, Key Biodiversity Areas, IUCN-Schutzgebiete und Ramsar-Feuchtgebiete — zusammen mit einer Folgenabschätzung der Landnutzungsänderung. Kann für Standorte ohne Auswirkungen als „Nicht wesentlich“ offengelegt werden, mit einer kurzen Begründung.
B6 — Wasser- und Meeresressourcen
Gesamtwasserentnahme und -verbrauch (m³), Identifizierung von Betrieben in wasserarmen Regionen gemäß dem WRI Aqueduct-Rahmenwerk oder einer gleichwertigen Klassifizierung sowie gegebenenfalls Wasserrecycling- und Wiederverwendungsraten.
B7 — Ressourcennutzung, Kreislaufwirtschaft & Abfall
Gesamtabfallaufkommen (Tonnen) mit Aufschlüsselung nach gefährlich und nicht gefährlich, Entsorgung nach Behandlungsmethode (Recycling, Verwertung, Verbrennung, Deponierung) und die daraus resultierende Recyclingquote. Unterstützt die von nachgelagerten Wertschöpfungspartnern erwartete Kreislaufwirtschaftsberichterstattung.
B8 — Belegschaft Allgemein
Allgemeine Merkmale der Belegschaft: Gesamtmitarbeiterzahl und FTE, Geschlechterverteilung (männlich, weiblich, divers), Länderverteilung und Vertragsarten (unbefristet, befristet, temporär). Die Zahlen werden zum Jahresende gemeldet und fließen in mehrere nachgelagerte Intensitätskennzahlen ein.
B9 — Belegschaft Gesundheit, Sicherheit, Schulung
Kennzahlen zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz: Gesamtunfälle, Todesfälle, Arbeitsunfälle mit Ausfallzeit, geleistete Arbeitsstunden, die Unfallrate pro Million geleisteter Arbeitsstunden und die insgesamt geleisteten Arbeitssicherheits-Schulungsstunden während des Berichtszeitraums.
B10 — Vergütung, Schulung, Existenzsichernder Lohn der Belegschaft
Offenlegungen zur Vergütung: geschlechtsspezifisches Lohngefälle (Median in %), Einhaltung des Mindestlohns, Verhältnis der höchsten zur niedrigsten Vergütung, Gesamtzahl der Schulungsstunden pro FTE und Status der Verpflichtung zum existenzsichernden Lohn.
B11 — Verurteilungen & Bußgelder
Anzahl der Verurteilungen und gezahlten Gesamtstrafen (EUR) für Korruption und Bestechung während des Berichtszeitraums. Beinhaltet den Status des Antikorruptionsrahmens: geltende Richtlinien, Whistleblower-Kanäle, Schulungen und Ethikkodex.
A1 — VSME Standard
Regulatorischer Hintergrund des von EFRAG entwickelten VSME Standards, mit EFRAG-Genehmigung (13. November 2024) und Empfehlung 2025/1710 der Europäischen Kommission (30. Juli 2025). Beschreibt die Modulstruktur (Basis-Modul B1–B11 plus Umfassendes Modul C1–C8) und die Zielgruppe: nicht-börsennotierte KMU, die Datenanfragen von Banken, Investoren und großen Unternehmenskunden im Rahmen der CSRD-Wertschöpfungskettenoffenlegungen erhalten.
A2 — Dateinachweise
Bestandsaufnahme hochgeladener Belege (Nebenkostenabrechnungen, Rechnungen, Zertifikate) mit Dateinamen, Kategorien, Standortzuordnung, Upload-Zeitstempeln, Uploader-Identität und SHA-256-Hashes zur Sicherstellung der Integrität des Audit Trails. Die Nachweise unterstützen die revisionssichere Verteidigungsfähigkeit jeder gemeldeten Zahl.
A3 — Audit Trail
Unveränderliches Protokoll aller Erstellungs-, Aktualisierungs- und Zugriffsereignisse von Datensätzen, mit Datensatz-IDs, Aktionstypen, Datenkategorien, Standorten und UTC-Zeitstempeln. Das Append-only-Datenbankdesign mit Trigger-gesteuertem Schreibschutz gewährleistet forensische Integrität über das gesamte Berichtsjahr hinweg.
A4 — ESRS-Abbildungsreferenz
Abbildung wichtiger ESRS-Kennzahlen (Rahmenwerk der Corporate Sustainability Reporting Directive) auf VSME-Offenlegungen mit Werten, Einheiten, Methodenreferenzen und Abbildungsstatus (Abgebildet, Teilweise, Nicht zutreffend). Bietet Orientierung für CSRD-Wertschöpfungsketten-Datenanfragen; stellt keine vollständige ESRS-Offenlegung dar.
A5 — Berichtsmethodik
Berechnungsmethodik zur Erstellung des Berichts: Bilanzgrenze der Kohlenstoffbilanz (Scope 1/2/3 Definitionen), feste Emissionsfaktoren (Gas, Benzin, Diesel, LPG, Wasser, Abfall – bezogen von UK DEFRA), Stromnetz-Faktoren pro EEA-Land (Europäische Umweltagentur), RES-Länderfaktoren (PVGIS Solar, Copernicus Wind, IRENA Bioenergie), saisonale Profile pro Klimazone, Berechnungsformeln, GHG Protocol-Ausrichtung, Methodik-Zusammenfassung und Berichtsintegritätsinformationen (Locked Report ID, Methodology Version, Snapshot Closure Timestamp) zusammen mit dem Standard-Haftungsausschluss.