Syftet med denna användarmanual
Denna användarmanual förklarar i detalj hur man använder ESGdesk™, en programvaruplattform för företag som är utformad för att stödja företag i strukturerad insamling, intern hantering och intern rapportering av ESG-relaterad data.
Syftet med detta dokument är att:
- beskriva hur ESGdesk™ fungerar ur ett funktionellt och operativt perspektiv,
- förklara roller, behörigheter och ansvar inom plattformen,
- klargöra hur data matas in, struktureras, lagras och rapporteras,
- beskriva plattformens begränsningar och vad ESGdesk™ inte gör,
- minska tvetydighet och förhindra missbruk eller missförstånd av systemet.
Denna manual gäller alla användare av ESGdesk™, inklusive administratörer och bidragsgivare.
ESGdesk™:s natur och omfattning
ESGdesk™ är en mjukvara som tjänst (SaaS) plattform avsedd för internt bruk av företag. Rapporter som genereras av plattformen är anpassade till VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs) utfärdad av EFRAG, och täcker grundläggande modulens upplysningar B1 till B11 med stödjande bilagor A1 till A5.
ESGdesk™:
- stöder samarbetsbaserad ESG-datainsamling över team och platser,
- strukturerar ESG-data i fördefinierade sektioner,
- möjliggör generering av interna ESG-rapporter i PDF- och CSV-format,
- möjliggör kontrollerad åtkomst genom roller, behörigheter och rapporteringsår.
ESGdesk™ är inte:
- en konsulttjänst,
- ett juridiskt eller reglerande rådgivningsverktyg,
- ett revisions- eller certifieringssystem,
- en garanti för efterlevnad av CSRD, ESRS eller andra regleringar.
Alla resultat som genereras av ESGdesk™ är avsedda för internt bruk och tolkning av kunden.
Avsedda användare
ESGdesk™ är uteslutande utformad för företagskunder (B2B).
Typiska användare inkluderar, men är inte begränsade till:
- Finans- och CFO-team ansvariga för icke-finansiell rapportering,
- Drift- och anläggningschefer som samlar in driftsdata,
- Kvalitets-, efterlevnads-, ESG- och hållbarhetsteam,
- EHS-chefer och interna koordinatorer.
Plattformen är särskilt lämplig för organisationer med flera platser som kräver strukturerat samarbete mellan olika anläggningar och avdelningar.
Kontoskapande och första åtkomst
4.1 Skapa ett användarkonto
För att börja använda ESGdesk™ måste en enskild användare först skapa ett personligt användarkonto genom att registrera sig med en giltig företagsmejladress och ange ett lösenord.
I detta skede:
- kontot existerar endast för autentiseringsändamål,
- användaren har ännu inte tillgång till ESGdesk™-arbetsytan,
- ingen ESG-data kan matas in eller visas.
Enbart kontoskapande aktiverar inte tjänsten.
4.2 Obligatoriskt val av plan
Innan ESGdesk™ kan användas måste användaren välja en av de tillgängliga planerna:
- Gratisplan (testperiod)
- Månadsabonnemang
- Årsabonnemang
Val av plan är obligatoriskt, eftersom ESGdesk™ inte tillhandahåller partiell eller begränsad åtkomst utanför en aktiv plan. Systemet förblir låst tills en plan har valts.
4.3 Godkännande av juridiska dokument
Efter att ha valt en plan och innan åtkomst beviljas, måste användaren som agerar administratör uttryckligen bekräfta att de är behöriga att agera på företagets vägnar och måste acceptera följande dokument:
- Användarvillkor,
- Integritetspolicy,
- Cookiepolicy,
- GDPR / Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB).
Godkännande:
- är obligatoriskt för alla planer, inklusive gratis provperioden,
- gäller på företagsnivå,
- registreras med tidsstämpel, dokumentversioner och användaridentitet.
Utan godkännande aktiveras inte åtkomst till ESGdesk™.
Roller och behörigheter
ESGdesk™ använder en rollbaserad åtkomstkontrollmodell för att säkerställa säkerhet, tydlighet i ansvar och kontrollerat samarbete. Det finns fyra roller: Ägare, Administratör, Medarbetare och Revisor.
5.1 Ägare
Högsta auktoritet
Ägaren är den person som skapade företagskontot. Det finns alltid exakt en Ägare per företag. Ägaren har den högsta nivån av auktoritet och alla Administratörsfunktioner.
Exklusiva Ägarfunktioner:
- kan överföra ägarskapet till en annan Administratör (det enda sättet att byta Ägare),
- kan inte tas bort eller nedgraderas av andra användare,
- listas alltid först i Teamlistan.
Ägaren har också alla Administratörsbehörigheter:
- bjuda in och hantera användare, tilldela roller och platser,
- hantera företagsstruktur, platser och Rapporteringsår,
- generera rapporter, hantera prenumeration och fakturering.
Överföring av ägarskap: Vid överföring av ägarskap degraderas den nuvarande ägaren till administratör och den valda administratören blir den nya ägaren. Denna åtgärd kan inte ångras utan den nya ägarens medverkan.
5.2 Administratör (Admin)
Fullständig hanteringsåtkomst
En administratör har nästan samma behörigheter som ägaren, men kan inte överföra ägarskap eller ta bort ägaren.
- bjuda in och hantera användare, tilldela roller och platser,
- hantera företagsstruktur, platser och rapporteringsår,
- visa och ange ESG-data för alla platser,
- skicka begäranden om komplettering och koordinera datainsamling,
- generera och exportera rapporter (PDF/CSV),
- få åtkomst till ESG-dataanalys (alla platser) och platsjämförelse (2+ platser),
- använda AI-assisterade importer och hantera prenumeration/fakturering.
5.3 Medarbetare
Endast tilldelade platser
En medarbetare tilldelas en eller flera specifika platser och kan endast interagera med ESG-data inom dessa platser.
- visa och ange ESG-data för tilldelade platser,
- ta emot och svara på kompletteringsförfrågningar,
- få tillgång till ESG-dataanalys (endast tilldelade platser),
- använda AI-assisterade importer för tilldelade platser.
Medarbetares åtkomst är strikt begränsad till tilldelade platser.
5.4 Revisor
Granskningsåtkomst med skrivskydd
Revisorer är externa granskare som bjuds in av administratörer med tidsbegränsad, skrivskyddad åtkomst till ESG-data över alla företagets platser. De kan inte ändra några data eller inställningar.
- visa instrumentpanel, rapporter och analyser (skrivskyddat),
- få tillgång till ESG-data över alla företagets platser,
- generera och exportera PDF- och CSV-rapporter,
- visa platser och förnybara energikällor (skrivskyddat),
- åtkomsten upphör automatiskt efter den definierade perioden.
Revisorer kan inte redigera data, hantera användare, få tillgång till fakturering eller ändra några inställningar. Endast tillgängligt med PRO-planen.
Företagsstruktur och platser
6.1 Definiera platser
Platser representerar de operativa enheter för vilka ESG-data samlas in och rapporteras i ESGdesk™.
- produktionsanläggningar,
- kontor,
- lager eller andra operativa enheter.
6.2 Dataansvar
ESG-data matas in separat per plats för att stödja tydligt ansvar och skalbart samarbete.
- Administratörer definierar platser och tilldelar bidragsgivare till specifika platser.
- Datainmatning och bevisfiler lagras per plats och rapporteringsår.
- Denna struktur hjälper till att förhindra luckor och dubblering i organisationer med flera platser.
Konceptet Rapporteringsår
7.1 Öppet rapporteringsår
Ett öppet rapporteringsår tillåter:
- att ange och redigera ESG-data,
- att ladda upp bevisfiler,
- att skicka in data för tilldelade avsnitt.
7.2 Stängt rapporteringsår
Ett stängt rapporteringsår är skrivskyddat. Det förhindrar ytterligare redigeringar och bevarar dataintegriteten för intern granskning och förberedelse inför revision. Att stänga ett rapporteringsår är också en förutsättning för att generera den revisionsklara rapporten (PRO) och för att ge externa revisorer tidsbegränsad åtkomst – det låser metodikögonblicksbilden som används för det året och fryser datamängden mot framtida metodikuppdateringar.
7.3 Huvudregel: Öppet vs Stängt
Öppet år = data kan anges och redigeras.
Stängt år innebär:
- alla poster blir skrivskyddade,
- bidragsgivare kan inte ändra tidigare angivna värden,
- året bevaras för intern rapportering och granskning.
Endast administratörer kan öppna ett stängt rapporteringsår igen om en korrigering krävs.
Begäranden om komplettering
Färdigställandeförfrågningar tillåter administratörer att tilldela och spåra uppgifter för inmatning av ESG-data.
8.1 Så fungerar det
En administratör kan skicka en förfrågan till en bidragsgivare som specificerar:
- rapporteringsåret,
- platsen (valfritt),
- ESG-sektionen (valfritt),
- en tidsfrist (valfritt).
8.2 Bidragsgivarens arbetsflöde
Bidragsgivare tar emot förfrågningar och slutför dem genom att mata in saknade data och markera förfrågan som slutförd.
- Visa väntande förfrågningar i listan Uppgifter/Förfrågningar.
- Mata in nödvändiga ESG-data för den angivna platsen/året.
- Bifoga bevisfiler när det är relevant (fakturor, räkningar, manifest).
- Markera förfrågan som slutförd när datainmatningen är klar.
- Administratörer kan spåra slutförandestatus och följa upp vid behov.
Färdigställandeförfrågningar är ett koordineringsverktyg och ersätter inte internt ansvar för datakvalitet.
8.3 Bästa praxis
- Sätt tydliga tidsfrister för månatliga eller kvartalsvisa datacykler.
- Ange rätt plats när dataansvaret är platsbaserat.
- Använd sektionsinriktning för att undvika onödigt arbete för bidragsgivare.
- Granska framsteg regelbundet för att identifiera flaskhalsar tidigt.
Inmatning av ESG-data
9.1 Datastruktur
ESG-data matas in per plats, per sektion och per månad. ESGdesk™ strukturerar data i sju fördefinierade kategorier:
Varje kategori bidrar till specifika VSME-upplysningar i den genererade rapporten: Energi → B3 (Energi och växthusgasutsläpp), Avfall → B7 (Resursanvändning, cirkulär ekonomi och avfall), Anställningsdata → B8 (Arbetskraft allmänt), Betalningstransparens → B10 (Arbetskraftslön, utbildning, levnadslön), Vatten → B6 (Vatten och marina resurser), Arbetsförhållanden → B9 (Arbetskraftens hälsa, säkerhet, utbildning), Ekonomi → B1 (Grund för upprättande) och B3 intensitetskvoter.
Varje kategori använder fördefinierade fält för att säkerställa konsekvens över olika platser och rapporteringsår.
9.2 Bevis och kvalitet
- Ange värden med konsekventa enheter och månatliga perioder.
- Bifoga bevisfiler (fakturor, räkningar, dokument) för att stödja intern verifiering.
- Använd förklarande anteckningar vid behov för att förtydliga ovanliga värden.
- Viktigt: ESGdesk™ stöder strukturerad insamling och intern rapportering, men validerar inte om din data är komplett eller följer regler.
AI-assisterade importer
ESGdesk™ innehåller en AI-driven funktion för att extrahera ESG-data från uppladdade dokument.
10.1 Hur det fungerar
- 1Ladda upp ett PDF-dokument (elräkning, faktura, avfallsmanifest) i avsnittet för AI-importer.
- 2Systemet skannar dokumentet och extraherar värden, enheter och perioder.
- 3Granska den extraherade datan i en förhandsvisning innan du sparar.
- 4Bekräfta för att tillämpa värdena på ESG-posten.
10.2 Granska och bekräfta
- Extraherad data visas alltid för användargranskning.
- Användare kan justera värden innan de tillämpas.
- Inget sparas förrän användaren bekräftar.
10.3 Bifogad bevisning
- Det ursprungliga skannade dokumentet är bifogat som en bevisfil.
- Detta hjälper team att upprätthålla en intern revisionsspårning för rapporterade värden.
AI-assisterade importer är avsedda att påskynda datainmatning, inte ersätta användargranskning.
Datainmatningsframsteg
Instrumentpanelen Framsteg visar status för slutförande av ESG-data.
11.1 Vad du kan se
- värmekartvy över slutförande per plats och kategori,
- diagram över slutförandegrad i procent,
- identifiering av luckor och saknade data,
- filter efter rapporteringsår, plats och avsnitt.
11.2 Rollbaserad synlighet
- Administratörer ser alla platser och alla bidragsgivare.
- Bidragsgivare ser endast sina tilldelade platser.
Förklarande anmärkningar
Administratörer kan lägga till förklarande anmärkningar på avsnittsnivå innan de genererar rapporter.
- Förklara ovanliga värden,
- tydliggöra antaganden,
- ge sammanhang för revisorer eller granskare.
Rapporter och exporter
13.1 Ledningsutdrag (Standard & PRO)
Ledningsutdraget är en strukturerad rapport för interna intressenter:
- Tillgänglig i Standard- och PRO-planer,
- Omfattar VSME grundmodul – upplysningar B1 till B11 i EFRAG:s frivilliga SME-standard,
- Inkluderar universell bilaga A1 (VSME Standardreferens) och A2 (Filbevis). Revisionsbilaga A3–A5 är reserverad för den revisionsklara rapporten (endast PRO – se Avsnitt 13.2),
- Idealisk för intern rapportering, styrelsepresentationer och svar på B2B-/bankfrågeformulär.
13.2 Revisionsklar rapport (endast PRO)
Den revisionsklara rapporten är utformad för revisionsberedskap. Den inkluderar en låst datamängd, versionshanterad metodik och full spårbarhet för revision. Huvudegenskaper: inget kategorival (inkluderar alltid hela datamängden för revisionsintegritet), 16 kapitel som täcker grundmodul B1-B11 plus bilaga A1-A5 (VSME Standard, Filbevis, Revisionsspår, ESRS-mappningsreferens och Rapportmetodik). Den kräver ett avslutat rapporteringsår och inkluderar låst rapport-ID (SHA-256 hash), tidsstämpel för ögonblicksbildsavslutning och metodikversion.
13.3 Plan tillgänglighet
GRATIS plan: Endast rapportförhandsgranskning (ingen export). Standardplan: Ledningsutdrag (PDF & CSV). PRO-plan: Ledningsutdrag + Revisionsklar rapport (PDF & CSV) + Revisorsportal.
Obs! Endast administratörer kan generera och exportera rapporter.
13.4 Export och lagring
Rapportexport är endast tillgänglig för administratörer med en aktiv prenumeration.
Export är tillgänglig för innevarande år och upp till fem års tidigare historik, förutsatt att data finns på plattformen för den begärande enheten.
Obs! Äldre data tas bort automatiskt enligt lagringspolicyn.
ESG-dataanalys
Analyspanelen tillhandahåller KPI:er, diagram och trender.
14.1 Panelens funktioner
ESG-analyspanelen inkluderar:
- total energi-, vatten- och avfallskonsumtion,
- jämförelser år-över-år och månad-över-månad,
- intensitetsmått (per anställd, per m²),
- insikter om hälsa och säkerhet samt anställning.
14.2 Rollbaserad åtkomst
- Administratörer ser data från alla platser.
- Medarbetare ser endast data från sina tilldelade platser.
14.3 Tillgängliga mått
- KPI:er — nyckeltal för varje kategori,
- Diagram — månatliga och årliga trender,
- Jämförelser — år-över-år och månad-över-månad,
- Filter — filtrera efter plats och kategori.
Data uppdateras i realtid baserat på inmatade poster.
Platsjämförelse
När ett företag har 2 eller fler platser kan administratörer komma åt instrumentpanelen för platsjämförelse.
15.1 Tillgänglighet
Platsjämförelse är en avancerad funktion för företag med flera platser:
- endast tillgänglig när företaget har 2 eller fler platser,
- endast tillgänglig för administratörer,
- jämförelse sida vid sida av ESG-mått,
- identifiering av bäst och sämst presterande.
15.2 Jämförelsefunktioner
- Tillgänglighet — endast för företag med 2 eller fler platser.
- Behörigheter — endast administratörer har åtkomst.
Medarbetare har inte åtkomst till platsjämförelse.
15.3 Tillgängliga mätvärden
Jämförelsen inkluderar följande mätvärden:
- energiförbrukning per anställd och per m²,
- vattenförbrukning per anställd och per m²,
- avfallsgenerering per anställd,
- olycksfallsfrekvens per 100 FTE,
- H&S-utbildningstimmar per anställd,
- personalomsättning.
Anställning & Könsmångfald
ESGdesk™ tillhandahåller dedikerade verktyg för att spåra könsbalans och anställningsstatistik. Kategorin Anställning inom ESG-datainmatning samlar in strukturerad månadsdata om antal anställda per kön och kategori (Arbetskraft, Ledning, Styrelseledamöter), utbildning och personalomsättning – vilket stödjer transparens och intern rapportering i linje med VSME-upplysningar B8 (Workforce General) och B9 (Workforce Health, Safety, Training), och är mappad till ESRS S1 (Own Workforce) för CSRD-förfrågningar om upplysningar i värdekedjan.
16.1 Insamling av anställningsdata
Under kategorin Anställning kan användare mata in månadsdata för varje plats, omfattande:
- Antal anställda per kategori: Arbetskraft, Ledning och Styrelseledamöter
- Könsfördelning per kategori: Män, Kvinnor och Diverse
- Nyanställningar, avgångar och personalomsättning
- Antal utbildningar per anställd (totalt och per kön)
16.2 Spårning av könsmångfald
ESGdesk™ beräknar automatiskt könsfördelningen från den inmatade datan, vilket gör det möjligt för företag att:
- Övervaka trender för könsbalans över olika platser och rapporteringsår
- Inkludera mått för könsmångfald i PDF- och CSV-rapporter (Kapitel 10: Anställning)
16.3 Rapporteringskontext
ESGdesk™ strukturerar insamlingen och rapporteringen av mångfaldsdata, men tolkar eller jämför inte dessa mått mot lagliga tröskelvärden. Plattformen stöder systematisk insamling av anställnings- och könsdata så att företag kan använda den för intern analys, intressentkommunikation och förberedelse inför externa rapporteringskrav.
ESG Finansiell Prestanda
Modulen för ESG Finansiell Prestanda kopplar miljödata till finansiella mått för att producera nyckeltal (KPI:er). Dessa KPI:er ingår i upplysning B3 (Energi & GHG-utsläpp) i rapporten, med fullständiga formler dokumenterade i Bilaga A5 – Rapportmetodik. De hjälper ledningsgrupper att bedöma den ekonomiska effektiviteten i deras hållbarhetsarbete.
17.1 Nyckeltal
- Kolproduktivitet — Intäkter genererade per ton CO₂e-utsläpp (€/tCO₂e)
- Kolintensitet av intäkter — CO₂e-utsläpp per miljon euro i intäkter (tCO₂e/M€)
- Tillgångsutsläppsintensitet — CO₂e-utsläpp per miljon euro i totala tillgångar (tCO₂e/M€)
- Ekonomisk medarbetareffektivitet — Intäkter genererade per heltidsekvivalent (€/FTE)
- Totala utsläpp — Summan av alla aktivitetsbaserade utsläpp: Σ (Aktivitetsdata × Emissionsfaktor)
17.2 Datakrav
Finansiella KPI:er kräver intäkts- och totala tillgångsvärden som anges i kategorin Ekonomi under ESG Datainmatning. Dessa värden kombineras med beräknad koldioxidavtrycksdata för att producera prestandaindikatorerna. Formler dokumenteras med upphöjda fotnoter i den genererade rapporten och förklaras fullständigt i Bilaga A5 – Rapportmetodik i rapporten.
Förnybara energikällor (RES)
ESGdesk™ stöder spårning av förnybar energiproduktion på plats. RES-modulen gör det möjligt för företag att registrera solcells-, vind- och biomassanläggningar på varje plats, uppskatta årlig produktion och beräkna andelen förnybar energi jämfört med nätförbrukningen.
18.1 Konfigurera RES-installationer
- Navigera till Inställningar → Platser & RES för att lägga till förnybara energikällor per plats
- Ange källtyp (Solceller, Vindkraftverk eller Biomassa), installerad kapacitet (kWp eller kW) och installationsdatum
- Systemet uppskattar automatiskt årlig produktion med hjälp av landsspecifika kapacitetsfaktorer (Solutbyte från PVGIS, Vindkapacitetsfaktor från Copernicus ERA5)
18.2 RES-beräkningar
ESGdesk™ beräknar automatiskt följande RES-mått:
- Uppskattad årlig RES-produktion (kWh) baserad på installerad kapacitet och landsspecifika utbytesfaktorer
- RES-andel (%) — procentandel av den totala elförbrukningen som täcks av förnybar produktion på plats
- RES-mix – teknikfördelning som visar bidraget från varje källtyp (sol, vind, biomassa)
18.3 Rapportintegration
RES-data presenteras i upplysning B3 (Energi och växthusgasutsläpp) i rapporten. Upplysningen inkluderar RES-andel kontra nätförbrukning, teknikmixfördelning och förnybar energiproduktion på platsnivå. RES-produktion nettas även mot nätel i beräkningen av Scope 2-utsläpp.
Koldioxidavtryck
Modulen för koldioxidavtryck beräknar totala växthusgasutsläpp (GHG) enligt GHG Protocol Corporate Standard. Utsläppen rapporteras med två parallella metoder: platsbaserad (landsspecifika nätfaktorer från EEA) och marknadsbaserad (leverantörsspecifika kontrakt). Marknadsbaserade utsläpp presenteras som den primära användarriktade KPI:n genom hela plattformen, med platsbaserade utsläpp visade bredvid för ISO 14064-1-efterlevnad och avstämning.
19.1 Utsläppskällor
- Elförbrukning – med landsspecifika nätutsläppsfaktorer (källa: EEA)
- Naturgasförbrukning – med standardutsläppsfaktorer (kgCO₂e/kWh) enligt A5 Rapportmetodik
- Bränsleförbrukning – uppdelat per bränsletyp: Bensin (2.310 kgCO₂e/L), Diesel (2.680 kgCO₂e/L), LPG (1.610 kgCO₂e/L)
- RES-kompensation – förnybar energiproduktion på plats dras av från nätelutsläpp
19.2 Nyckeltal
Data för koldioxidavtryck rapporteras i upplysning B3 (Energi och växthusgasutsläpp) i rapporten, som presenterar:
- Totala CO₂e-utsläpp per plats och företagets totala aggregat
- Elens andel av totala utsläpp (%)
- Koldioxidintensitet per FTE (tCO₂e/FTE)
19.3 Metodiktransparens
Alla utsläppsfaktorer, beräkningsformler och datakällor dokumenteras i Bilaga A5 (Rapportmetodik) i den revisionsklara rapporten. Koldioxidavtrycksvärden rapporteras som nettoutsläpp efter RES-kompensationer. Plattformen följer GHG Protocols platsbaserade metod och använder de senaste tillgängliga utsläppsfaktorerna för varje land.
Metodikinställningar
Sidan för Metodikinställningar ger en skrivskyddad vy över de beräkningsparametrar som används över hela ESGdesk-plattformen. Dessa parametrar hanteras centralt av ESGdesk-teamet och uppdateras årligen baserat på de senaste vetenskapliga källorna (EEA, DEFRA, JRC PVGIS, IRENA). De påverkar direkt utsläppsberäkningar, resultat för koldioxidavtryck och rapportutdata.
20.1 Vad du kan se
- Aktiv metodikdatamängd – kod, år, publiceringsdatum och status för det aktuellt valda rapporteringsåret
- Fasta utsläppsfaktorer – för gas, bränslen, vatten och avfall med vetenskapliga källor
- Elens nätfaktorer – landsspecifika utsläppsfaktorer (kgCO₂e/kWh) från EEA
- Faktorer för förnybar energi — parametrar för sol-, vind- och bioenergi per land (JRC PVGIS, Copernicus ERA5, IRENA)
- Säsongsprofiler — månatliga produktionsprofiler per klimatregion (Nordic, Atlantic NW, Central East, Mediterranean, Continental SE)
- Beräkningsformler — Formler för Scope 1/2/3, RES-produktion och undviken CO₂ visas för transparens
20.2 Årlig uppdateringscykel
ESGdesk-teamet uppdaterar metodikdatauppsättningar en gång om året, och inkluderar de senaste emissionsfaktorerna från officiella vetenskapliga källor. När en ny datauppsättning publiceras:
- Företag som rapporterar för innevarande år använder automatiskt den senaste datauppsättningen
- Avslutade rapporteringsår förblir frysta — deras metodikögonblicksbild ändras aldrig av nya publikationer
- Du kommer att se datauppsättningens kod och publiceringsdatum i sidhuvudet (t.ex. METH-2025, publicerad januari 2025)
20.3 Åtkomst och behörigheter
Sidan för metodikinställningar är skrivskyddad för alla företagsanvändare inklusive ägare, administratörer och bidragsgivare. Ingen användare på företagsnivå kan ändra emissionsfaktorer eller beräkningsparametrar. Alla metodikändringar görs exklusivt av ESGdesk-plattformsteamet.
Gratis provperiod
21.1 Provperiodens funktioner
ESGdesk™ erbjuder en 14-dagars gratis provperiod som inkluderar:
- full tillgång till alla plattformsfunktioner,
- möjlighet att mata in data och skapa platser,
- rapportgenerering i PDF- och CSV-format.
21.2 Begränsningar under provperioden
Under provperioden:
- AI-skanningsgränser gäller (3 totalt).
Efter att provperioden avslutas:
- data bevaras och raderas inte,
- en prenumeration krävs för att fortsätta mata in data och exportera.
Datalagring och historik
ESG-data lagras enligt ESGdesk™:s datalagringspolicy och tillämpliga bestämmelser.
- Data bevaras över rapporteringsår,
- Stängda år är skrivskyddade men tillgängliga,
- Historiska rapporter kan återskapas.
Säkerhet och åtkomstskydd
ESGdesk™ implementerar omfattande säkerhetsåtgärder för att skydda kunddata.
Mer information finns på Säkerhetssidan.
GDPR och dataskydd
ESGdesk™ följer GDPR.
Beroende på vilken typ av data som behandlas:
- Personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) finns tillgängligt för kunder,
- Registrerades rättigheter stöds fullt ut.
Detaljer finns i Integritetspolicy och på GDPR.
Prenumerationshantering och fakturering
Prenumerationshantering är exklusivt tillgänglig för administratörer.
Månadsprenumeration
Årsprenumeration (25% besparing)
- Betalningar hanteras via en säker betalningsleverantör (Stripe),
- Fakturor genereras automatiskt och finns tillgängliga i faktureringspanelen.
Vad ESGdesk™ inte gör
För tydlighetens skull och för att undvika missförstånd, här är plattformens begränsningar.
ESGdesk™ gör inte:
- tillhandahålla juridisk, regulatorisk eller revisionsrådgivning,
- garantera efterlevnad av CSRD, ESRS eller andra ramverk,
- validera ESG-datans korrekthet eller fullständighet,
- ersätta konsulter, revisorer eller juridiska rådgivare,
ESGdesk™ är ett verktyg som stöder intern insamling och organisering av ESG-data. Ansvaret för dataanvändning ligger kvar hos kunden.
Uppdateringar och ändringar
ESGdesk™ utvecklas kontinuerligt och kan komma att förändras över tid.
Ändringshistorik finns tillgänglig på sidan Ändringslogg. Dokumentationen kan uppdateras i enlighet därmed.
Slutord
ESGdesk™ är utformat för att hjälpa företag att organisera ESG-arbetet internt, delegera ansvar och producera konsekventa interna rapporter i en säker och kontrollerad miljö.
Ansvar för:
- datanoggrannhet,
- tolkning,
- regulatorisk användning,
ligger alltid kvar hos Kunden.
ESRS-mappningsreferens
ESRS-mappningsreferensen tillhandahåller en informativ anpassning mellan plattformens miljö-, sociala och resursmått och de europeiska standarderna för hållbarhetsrapportering (ESRS) under CSRD. Denna mappning ingår som Bilaga A4 (ESRS-mappningsreferens) i den revisionsklara rapporten (PRO).
29.1 Mappade standarder
Den nuvarande mappningen omfattar följande ESRS-standarder:
- ESRS E1 — Klimatförändringar: energiförbrukning, Scope 1 & 2 växthusgasutsläpp, växthusgasintensitet, andel förnybar energi
- ESRS E3 — Vatten: total vattenförbrukning
- ESRS E5 — Cirkulär ekonomi: totalt avfall, återvinningsgrad, farligt avfall
- ESRS S1 — Egen arbetskraft: antal anställda, könsmångfald, personalomsättning, arbetsolyckor, utbildning
- ESRS G1 — Affärsetik: fällande domar och böter för korruption och mutor, ramverk mot korruption
29.2 Mappningsstatus
Varje mått tilldelas en mappningsstatus:
- Mappad — plattformsmåttet motsvarar direkt en ESRS-datapunkt
- Partiell — måttet tillhandahåller relevant data men uppfyller kanske inte helt ESRS-upplysningskravet
- Ej mappad — ingen nuvarande anpassning (reserverad för framtida expansion)
29.3 Viktigt friskrivningsklausul
ESRS-kartläggningsreferensen tillhandahålls endast i orienteringssyfte. Den utgör inte en fullständig ESRS-kompatibel upplysning. Fullständig ESRS-rapportering kräver ytterligare narrativa upplysningar, dubbel väsentlighetsanalys och potentiellt extern granskning – vilket ligger utanför det nuvarande tillämpningsområdet för ESGdesk™.
30. Rapportstruktur (VSME-standard)
Varje rapport du genererar i ESGdesk™ följer VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs) som utfärdats av EFRAG. Basmodulen omfattar elva upplysningar (B1–B11), och bilagan lägger till fem stödjande avsnitt (A1–A5) som dokumenterar den regulatoriska bakgrunden, bevis, granskningsspår, ESRS-kartläggning och beräkningsmetodik. Kapitlen nedan beskriver vad varje avsnitt innehåller och vad du kommer att producera.
B1 — Grund för upprättande
Grundläggande upplysning som fastställer rapporteringsramverket (VSME Basmodul B1–B11), rapporteringsperioden (årlig), den organisatoriska gränsen, konsolideringsmetoden (operativ kontroll, finansiell kontroll eller eget kapital), rapporteringsvalutan och enhetsidentifiering (juridiskt namn, momsregistreringsnummer, NACE-kod, land för införlivande). Detta avsnitt fastställer omfattningen mot vilken varje annan upplysning läses.
B2 — Praxis, policyer, framtida initiativ
Narrativ upplysning om företagets hållbarhetspraxis, styrningsstrukturer och planerade framtida initiativ inom tio ESG-ämnen: klimat, föroreningar, vatten, biologisk mångfald, cirkulär ekonomi, arbetskraft, värdekedjearbetare, samhällen, konsumenter och affärsetik. Varje ämne kan markeras som på plats, planerat eller inte väsentligt med en kort förklaring.
B3 — Energi och växthusgasutsläpp
Kvantitativ rapportering av total energiförbrukning (förnybar kontra icke-förnybar, i MWh) och växthusgasutsläpp enligt GHG Protocol Corporate Standard. Scope 1 omfattar direkta utsläpp från ägda eller kontrollerade källor; Scope 2 omfattar indirekta utsläpp från köpt el och rapporteras både platsbaserat (landsspecifika nätfaktorer) och marknadsbaserat (leverantörsspecifika avtal) i ton CO₂-ekvivalenter (tCO₂e).
B4 — Föroreningar
Upplysning om väsentliga föroreningar som släpps ut i luft, vatten och mark. Rapportering krävs när utsläpp är reglerade (till exempel enligt E-PRTR bilaga II till EU:s direktiv om industriutsläpp). Kan uppges som "Inte väsentligt" för verksamheter med låg påverkan, såsom kontor eller lätt montering, med en kort motivering.
B5 — Biologisk mångfald och ekosystem
Upplysning om verksamheter som är belägna i eller nära biologiskt känsliga områden – Natura 2000-områden, viktiga biologiska områden, IUCN-skyddade områden och Ramsar-våtmarker – tillsammans med en konsekvensbedömning av markanvändningsförändringar. Kan uppges som "Inte väsentligt" för platser utan påverkan, med en kort motivering.
B6 — Vatten och marina resurser
Total vattenuttag och förbrukning (m³), identifiering av verksamheter i vattenstressade regioner enligt WRI Aqueduct-ramverket eller en motsvarande klassificering, samt återvinnings- och återanvändningsgrader för vatten där det är tillämpligt.
B7 — Resursanvändning, cirkulär ekonomi och avfall
Total avfallsgenerering (ton) med uppdelning mellan farligt och icke-farligt avfall, destination efter behandlingsmetod (återvinning, återvinning, förbränning, deponi) och den resulterande återvinningsgraden. Stöder rapportering om cirkulär ekonomi som förväntas av nedströms partners i värdekedjan.
B8 — Allmän arbetskraftsinformation
Allmänna arbetskraftsegenskaper: totalt antal anställda och FTE, könsfördelning (man, kvinna, diverse), landsfördelning och anställningsformer (tillsvidare, tidsbegränsad, tillfällig). Siffror rapporteras vid årets slut och används för flera nedströms intensitetskvoter.
B9 — Arbetskraftens hälsa, säkerhet, utbildning
Mätvärden för arbetsplatsens hälsa och säkerhet: totalt antal olyckor, dödsfall, förlorade arbetstimmar på grund av skada, arbetade timmar, olycksfrekvens per miljon arbetade timmar och totalt antal säkerhetsutbildningstimmar under rapporteringsperioden.
B10 — Arbetskraftens lön, utbildning, levnadslön
Information om ersättning: löneskillnad mellan könen (median %), efterlevnad av minimilön, förhållande mellan högsta och lägsta lön, totalt antal utbildningstimmar per heltidsekvivalent (FTE), och status för åtagande om levnadslön.
B11 — Domar och böter
Antal domar och totala böter betalda (EUR) för korruption och mutor under rapporteringsperioden. Inkluderar status för ramverket mot korruption: gällande policyer, visselblåsarkanaler, utbildning och etisk kod.
A1 — VSME-standarden
Regulatorisk bakgrund till VSME-standarden utvecklad av EFRAG, med EFRAG:s godkännande (13 november 2024) och Europeiska kommissionens rekommendation 2025/1710 (30 juli 2025). Beskriver modulstrukturen (Grundmodul B1-B11 och Omfattande modul C1-C8) och målgruppen: icke-listade små och medelstora företag (SMF) som möter dataförfrågningar från banker, investerare och stora företagskunder under CSRD:s värdekedjeupplysningar.
A2 — Bevisfiler
Förteckning över uppladdade stöddokument (elräkningar, fakturor, certifikat) med filnamn, kategorier, platsattribut, uppladdningstidsstämplar, uppladdarens identitet och SHA-256-hashar för att säkerställa spårbarhetens integritet. Bevisen stöder revisionssäker försvarbarhet av varje rapporterat nummer.
A3 — Revisionsspår
Oföränderlig logg över alla skapanden, uppdateringar och åtkomsthändelser för dataposter, med post-ID:n, åtgärdstyper, datakategorier, platser och UTC-tidsstämplar. En databasdesign som endast tillåter tillägg med trigger-förstärkt skrivskydd säkerställer forensisk integritet under hela rapporteringsåret.
A4 — ESRS-kartläggningsreferens
Kartläggning av nyckel-ESRS-mått (ramverket för Corporate Sustainability Reporting Directive) till VSME-upplysningar med värden, enheter, metodreferenser och kartläggningsstatus (Kartlagd, Partiell, Ej tillämplig). Ger vägledning för CSRD-värdekedjedataförfrågningar; det utgör inte en fullständig ESRS-upplysning.
A5 — Rapportmetodik
Beräkningsmetodik som används för att producera rapporten: Gräns för koldioxidredovisning (definitioner för Scope 1/2/3), Fasta emissionsfaktorer (gas, bensin, diesel, gasol, vatten, avfall – hämtade från UK DEFRA), Elnätsfaktorer per EES-land (European Environment Agency), RES-landsfaktorer (PVGIS sol, Copernicus vind, IRENA bioenergi), säsongsprofiler per klimatzon, beräkningsformler, anpassning till GHG-protokollet, metodiksammanfattning och Rapportintegritetsinformation (Låst rapport-ID, Metodikversion, Tidsstämpel för ögonblicksbildens avslutning) tillsammans med standardfriskrivningen.